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¿Qué es un kardex y para qué sirve en una empresa?

Qué es un kardex para las empresas.

Saber qué es un kardex te permitirá llevar, de una manera más organizada y práctica, cada uno de los movimientos de mercancía de tu empresa para que planifiques con tiempo, conozcas el costo de los productos, obtengas mejores resultados en las compras y tomes decisiones más rápidas y seguras. 

En este artículo te explicaremos en qué consiste, cuál es su estructura y cómo utilizar este formato en tu negocio de una forma muy sencilla. ¡Acompañanos!

¿Qué es un kardex?

El kardex es un documento de tipo administrativo que sirve para registrar la mercancía que la empresa tiene en su almacén. Este se crea con información de los productos, incluyendo la cantidad, el valor de medida y el costo por unidad, para posteriormente clasificarlos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

Se puede decir, entonces, que con un kardex podés controlar las entradas de mercancía, dar seguimiento a las salidas y tener una mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio.

Cualquier empresa puede hacer uso del kardex, lo importante es elegir un software que te permita organizar tu inventario y existencias de una forma ágil, que atienda a tus necesidades y que sea escalable en caso de que tu almacén crezca.

Aprovechá también para leer nuestro post sobre la cuenta T, una herramienta que te ayudará a controlar la contabilidad de tu negocio.

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¿Para qué sirve el kardex en una empresa?

Gracias al kardex de inventario podés conocer la existencia que se maneja por cada tipo de producto y obtenés un reporte detallado de los ingresos y salidas que se hacen en el día a día, lo que facilita el gestionar de una mejor manera el inventario.

Este sistema beneficia en gran medida a las áreas de administración y contabilidad, quienes tendrán una mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio. Además de que permite a los colaboradores tener un control respecto a cada movimiento de la mercancía que se realiza.

Entre las principales características del kardex destacan:

Llevás un registro estructurado

El kardex funciona como un mecanismo de orden y control. Al usar el kardex de inventario en tu negocio de manera correcta podés acceder a información valiosa sobre las operaciones, determinar los costos de entrada y de salida, el valor de los inventarios y los saldos que se obtienen durante un periodo de tiempo. También será tu aliado para mantener un inventario actualizado y sin errores.

Ahorrás dinero

Administrás los recursos de forma rápida y concisa, con lo que se minimizan los costos de producción y de almacenamiento. Además, garantizás que no haya mermas, robos o excesos de productos que representen un mayor gasto.

Tomás decisiones más acertadas

Con el kardex conocés de primera mano el flujo de tu mercadería, lo que a su vez repercute en las decisiones que se toman acerca de los proveedores, la cantidad de existencias que deben mantenerse para una correcta administración, organización y abastecimiento del negocio.

Mejorás el servicio al cliente

Contás con una mayor organización de la mercancía, lo cual significa que serás capaz de cumplir con mayor facilidad y exactitud tus tiempos de entrega. El kardex es una excelente forma de asegurar las entradas de mercancía para satisfacer las demandas de tus clientes y ganar su confianza y fidelidad.

¿Querés reducir los gastos en tu negocio? Acá te traemos 3 consejos que te ayudarán a lograrlo.

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Kardex e inventario: ¿en qué se diferencian?

Muchas veces estos dos términos son empleados indistintamente como sinónimos, aunque en realidad, ambos son diferentes.

Un kardex es el archivo de datos que se enfoca principalmente en controlar las entradas y salidas del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos. Al mismo tiempo, es utilizado para dar seguimiento a las salidas de mercadería por venta de productos, y en algunos casos para calcular los costos inherentes, sin tener que recurrir a un stock en físico.

Mientras que un inventario es el documento a través del cual se clasifican los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a una empresa. Adicionalmente, suele ser de utilidad para planear mejor las compras y evitar problemas de desabastecimiento.

Actualmente el control de inventario se puede realizar mediante dos formas: sistema de inventario periódico, el cual funciona sobre un registro manual y el sistema de inventario permanente caracterizado por usar el kardex como parte fundamental de su operación.

La forma más sencilla de controlar el inventario es mediante el uso de un sistema especializado. Siigo|memory, por ejemplo, cuenta con un Software para la Gestión de Inventarios  completo e intuitivo para organizar tu inventario. Gracias a sus funcionalidades, autónomos y empresas de todos los tamaños pueden mantener al día su inventario y ahorrar un montón de tiempo y esfuerzo al tener toda la información en un solo lugar.

Si querés aprender a controlar tu inventario de manera efectiva, te recomendamos explorar nuestro contenido especialmente dedicado a este tema. Hacé clic acá.

Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los objetivos de utilización del kardex, ya que como veremos a continuación, existen diversos tipos o métodos de elaboración de inventarios, y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar contenidas se pueden controlar mejor los costos.

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Métodos de valoración del inventario o tipos de kardex

Los métodos de valoración de inventarios son de gran utilidad para poder determinar el costo de venta de cada producto. Es decir, estos se pueden utilizar para realizar el cálculo del valor real de los artículos; además de servir de insumo para medir y comparar otros resultados de ventas y de esta manera ver el margen de ganancia obtenido.

Sistema kardex con método promedio ponderado

Este método se basa en un promedio sin importar la fecha de entrada o de salida del producto. La fórmula para obtenerlo es bastante sencilla: multiplicá cada precio por el número de unidades que existen a ese precio. Luego ese resultado lo sumás y dividís entre la suma del total de unidades. De esta forma mantenés actualizados los precios en cada una de las compras.

Sistema kardex con PEPS

El método PEPS, también conocido como First in First Out, (FIFO, en inglés), es un mecanismo con el que básicamente se busca que los productos más antiguos que han entrado al inventario sean los primeros en salir del almacén. Es un sistema esencial para empresas que venden productos perecederos, es decir, que tienen fecha de caducidad. Por ejemplo:

  • Imaginá que el 1 de junio a tu empresa entran 10 remeras a 30 USD cada una, es decir que invertís unos 300 USD en la adquisición.
  • Luego, el 4 de junio se compran otras 12 remeras, pero esta vez a 33 USD cada una, por lo que al multiplicar el precio de cada unidad por la cantidad de remeras que se compraron, tendríamos un resultado de 396 USD.
  • Ahora, supongamos que el 6 de junio vendés 15 remeras. Debés dividir en dos la operación, puesto que las primeras remeras tuvieron un costo unitario de 30 USD, mientras que las 5 restantes pertenecen al grupo que se compró a 33 USD.
  • Entonces, para obtener el valor del inventario final, es necesario que a los 696 USD, que era el costo de las entradas, le restás 465, que era el costo de las salidas para tener el valor del inventario.

Sistema kardex con UEPS

En el método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS), se prioriza la venta de los productos que entraron de último al almacén. Es comúnmente usado por los negocios que no tienen artículos con fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil. La característica principal de este sistema es que los costos de los productos que se vendan reflejarán un costo más reciente.

Elementos del formato kardex

A continuación, te mostramos los elementos generales para hacer un kardex de forma sencilla; no obstante, el formato —también conocido como “tarjeta kardex”— puede variar dependiendo del producto o la necesidad del negocio para incluir más campos.

  1. Producto. Nombre y especificaciones del artículo de manera muy resumida
  2. Código de identificación. También conocido por las siglas de SKU: Stock Keeping Unit, es el número que identifica a un producto concreto y permite tener una mejor trazabilidad del inventario de un almacén
  3. Fecha. Hace referencia al día, mes y año en el que se realizó el movimiento de entrada o salida de las mercancías
  4. Detalle. Acá se indica el tipo de movimiento que se está realizando en el inventario, ya sea una compra o una venta de mercancías
  5. Tipo de movimiento (entradas o salidas). En este apartado se incluyen los productos que se compran, las ventas, devoluciones y también los que se extravían o resultan defectuosos. Cuenta con tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total
  6. Saldo. Este valor se obtiene al restar las salidas de las entradas

Ahora que ya conocés qué es un kardex, es momento de que empecés a implementar una herramienta que haga más sencillo este proceso. Aprovechá todas las soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo|memory para una adecuada gestión del inventario. Conocé acá nuestros planes.

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