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Software ERP: qué es y cómo puede beneficiar a tu empresa

rp para pymes

Como empresario es posible que hayas enfrentado este dilema: sabés que tus productos o servicios son de la mejor calidad, confiás en las capacidades de tus colaboradores y te esfuerzas para que todos los proyectos marchen de acuerdo con tus objetivos; pero hay algo que falta: aún no lográs que las distintas áreas de tu empresa trabajen de manera coordinada. Si este es tu caso, llegó la hora de acudir a un software ERP para evolucionar.

Por eso, decidimos crear este artículo en el que podrás conocer esta poderosa herramienta con la que podés gestionar los procesos comerciales de tu pyme, aprovechar mejor tus recursos, agilizar procesos y alcanzar una mayor rentabilidad. ¿Todavía no la conocés? ¡Quedate y descubrila a continuación!

¿Qué es un ERP?

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, lo que se puede traducir como un sistema de planificación de recursos empresariales. En otras palabras, un ERP es un software que te permite organizar y automatizar las operaciones de tu empresa en áreas como:

  • Producción y Distribución de Bienes
  • Contabilidad
  • Facturación
  • Compras
  • Inventario
  • Recursos Humanos
  • Marketing

Los ERP aparecieron en los años noventa como una evolución de los sistemas creados décadas atrás, cuando el uso de la computadora comenzó a masificarse y las empresas encontraron en la tecnología su mejor aliado para crecer y competir.

Las versiones anteriores del ERP para pymes solían enfocarse en una sola área a la vez; aunque eran de gran utilidad para optimizar el trabajo en cada parte del negocio, todavía faltaba la integración. Fue en este aspecto donde los sistemas ERP lograron destacarse.

Importancia de un Sistema ERP para pymes

Hoy en día un ERP es una excelente oportunidad para que las pequeñas y medianas empresas garanticen procesos más eficientes y puedan aprovechar mejor sus recursos. Con la implementación de un ERP para pymes puedes manejar cualquier aspecto: desde las operaciones, hasta la distribución y venta.

Características de los sistemas ERP

Si bien existen muchos tipos de software ERP (incluso algunos especializados en sectores como la salud, la construcción o la educación) es posible encontrar varios rasgos en común que caracterizan a los ERP más avanzados y que debés tener en cuenta al elegir uno para tu pyme:

Integración de la información y de los procesos Un ERP hace que las diferentes áreas de la empresa compartan datos, les hagan seguimiento a las mismas actividades y trabajen en torno a objetivos comunes.

 

 El cliente como el centro de las operaciones Al coordinar la labor de los diferentes departamentos, el objetivo principal ya no es el rendimiento de cada uno por separado; ahora, la gestión empresarial con un software ERP se enfoca en cómo las distintas acciones contribuyen a un mismo fin: la satisfacción del cliente.

 

Sistema conformado por módulos Un ERP está compuesto por diversos módulos y cada uno corresponde a un área de la empresa (como facturación, un módulo de inventario, por ejemplo). La elección de cuántos y cuáles módulos agregar a un sistema de gestión empresarial, dependerá de las necesidades y los recursos con que cuente cada compañía. Lo importante es que la integración se mantenga, es decir, que puedan participar en los mismos procesos y compartir las mismas bases de datos.

 

 

Programas adaptados a cada país

 

Dependiendo del lugar donde se ubique tu empresa variarán factores como el idioma, la moneda, la legislación tributaria y las normas contables. Así que un buen ERP debe adaptarse a estos rasgos particulares y actualizarse oportunamente cuando se produzcan cambios.

 

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¿Cuáles son los tipos de sistemas ERP que existen?

Este tipo de programas pueden clasificarse en tres tipos diferentes.

Según el tamaño de la empresa

  • Tier 1: está orientado a grandes empresas que cuentan con un número mayor de empleados y trabajan con un volumen alto de información.
  • Tier 2: perfecto para medianas empresas que no tienen necesidades tan puntuales, pero que son igualmente eficientes para la gestión de procesos.
  • Tier 3: se enfocan en pequeñas empresas con presupuesto limitado y que requieren de pocas funcionalidades.

 

Según su instalación

  • ERP local: con este programa necesitarás de los servidores propios de tu empresa para poder implementar la solución. Supone una inversión mayor su instalación y mantenimiento.
  • ERP en la Nube: la característica principal de este ERP es que se encuentran alojados en servidores externos, por lo que no tendrás que realizar ninguna instalación. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas esta es una excelente opción, debido a que centralizan toda la información en un mismo lugar.

 

Según el diseño

  • A la medida: este es un programa diseñado y adaptado a las características de la empresa. Requiere de una mayor inversión, ya que atiende necesidades muy específicas del negocio y puede integrar uno o más módulos, según lo que se necesite.
  • Estándar: esta herramienta tiene un costo mucho menor que otros ERP y es de implementación más rápida.

 

Según sus funcionalidades

  • Horizontales: este tipo de ERP lo pueden utilizar todas las pymes sin importar el sector o la actividad.
  • Verticales: es un software de gestión enfocado en resolver problemáticas concretas del sector; es decir, que este tipo de ERP para pymes es adaptable a los procesos particulares de un sector.
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¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un CRM?

Ambas son soluciones muy útiles y necesarias en las pequeñas y medianas empresas. La diferencia principal radica en que el ERP se enfoca en unificar los procesos del negocio. Mientras que el CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta para gestionar la relación con los clientes. Por lo tanto, un ERP es una solución mucho más completa para gestionar tu negocio de una forma integral.

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5 Beneficios de utilizar un software ERP en tu pyme

Ahora que ya sabés qué es un ERP, vamos a enfocarnos en los beneficios que trae esta herramienta para tu negocio.

  1. La posibilidad de automatizar procesos: liberarse de tareas operativas se traduce en una mayor disponibilidad de tiempo para que vos y tus empleados puedan ocuparse de labores fundamentales, como la planeación estratégica de la compañía.
  2. Una perspectiva más amplia de tu negocio: el manejar todo desde una plataforma hace más sencillo el análisis de información y la toma de decisiones inteligentes.
  3. Llevar el control de tu stock: esta es una buena forma de mantener no solo las cantidades necesarias de los productos, sino también de garantizar una buena rotación de los mismos.
  4. La capacidad de integración con otras herramientas: esta es una de las ventajas que más agradecerán tus clientes, porque ahora tendrán a su disposición datos e información detallada de los productos.
  5. Todo estará alineado: desde la calidad de los productos, la entrega oportuna de los bienes y servicios hasta la atención postventa. Como resultado, quienes elijan a tu empresa sentirán que en ella todos están coordinados y van en la misma dirección.
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¿Qué tareas podés realizar con un ERP en tu negocio?

Un ERP para pymes suele comprender una lista es bastante amplia; sin embargo, aquí destacamos algunas de las principales funcionalidades para que tengas una idea de lo que podés conseguir con un sistema de gestión administrativa:

Stock

  • Información detallada de los productos, incluyendo las variaciones en los precios.
  • Definición de las compras a realizar, de acuerdo con las cantidades disponibles.

Ventas

  • Generación de facturas electrónicas
  • Devoluciones
  • Cobranza

Contabilidad

  • Elaboración de balances y asientos contables
  • Generación de informes automáticos
  • Liquidación de impuestos

Recursos humanos

  • Gestión de turnos y horarios de trabajo
  • Liquidación de sueldos
  • Cálculo de los días de licencia

Puntos clave para elegir el mejor software ERP para tu pyme

Elegir un sistema ERP para tu negocio puede ser una tarea complicada. Por ello, es necesario que analices diversos factores en función de las necesidades de tu empresa y tus propios objetivos. Finalmente, y sin importar el ERP que elijas, es fundamental que lo usen tanto vos como tus colaboradores y los diferentes departamentos de tu empresa. Por eso, preparamos este listado con los aspectos esenciales que no debés dejar pasar:

Analizá las necesidades de tu negocio

Lo primero que debés hacer es identificar qué procesos necesitás mejorar en tu empresa y definir el presupuesto que destinarás para adquirir un software ERP. Tené en cuenta que, más que un gasto, un sistema de gestión administrativa es una inversión que seguramente optimizará tus recursos y que puede llegar a aumentar tu rentabilidad.

Verificá las prioridades de tu pyme

Independientemente de la industria, es importante contar una solución integral que se ajuste perfectamente con cada objetivo comercial u operacional de tu pyme. Por lo, que te recomendamos realizar un informe detallado sobre el estado de tu empresa y comprobar que el ERP que adquieras pueda cubrir esas necesidades puntuales y se adapte a tu flujo de trabajo.

Evalúa el nivel de personalización

A medida que esta crece, necesitarás integrar otras funcionalidades o módulos personalizables que faciliten la gestión en el día a día: cuanto más personalizable sea, mejor se adaptará a tus necesidades.

Considerá los tiempos de implementación

Implementar un ERP para pymes implica un proceso complejo, por eso considera los tiempos y recursos para que asegures una implementación exitosa.

Asegúrate que sea fácil de usar

Piensa en que todas las áreas de tu pyme requieren utilizar el sistema y entender cómo puede mejorar su rutina, por eso para cualquier usuario de la empresa debe ser simple de usar. Además, debe de ayudarte a tener los datos de todos los departamentos a disposición rápidamente, para así mantener la calidad de la atención.

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Escogé un software en la Nube y con un excelente servicio al cliente

La pandemia del COVID-19 transformó al mundo en todos los aspectos, incluyendo la forma de hacer negocios. Por eso ya no es suficiente contar con un sistema instalado de manera local en tu computador. Ahora necesitás un software ERP en la Nube que te permita:

  • Conectarte desde cualquier dispositivo y lugar
  • Recibir y actualizar información en tiempo real
  • Simplificar tus procesos de facturación electrónica
  • Incorporar diferentes módulos conforme tu pyme crece

Además, es fundamental que tu proveedor de ERP cuente con una atención al cliente integral que no solo resuelva tus dudas oportunamente, sino que también te capacite constantemente para que estés preparado ante cualquier innovación en la tecnología.

Top 4 de los mejores ERP para pymes en Uruguay

¿Querés conocer los mejores ERP para pymes? ¡No te preocupes! Acá te traemos este top con los 4 principales programas del mercado. Elegí el que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu compañía.

1. Memory

  • El ERP de Memory posiblemente sea uno de los software de gestión empresarial, contable y de facturación más completos para impulsar tu pyme. Gracias a sus múltiples funcionalidades podés controlar de forma eficiente áreas como:
  • Contabilidad
  • Compras
  • Impuestos
  • Proveedores y Acreedores
  • Recursos Humanos
  • Gastos y Cuentas por Pagar
  • Y lo mejor de todo: ¡100% en la Nube!

Además, cuando utilizas nuestro software en áreas como ventas, facturación, inventario o nómina, estas funcionarán de manera integrada, lo que te ayudará a automatizar procesos, obtener información para analizar y desarrollar una planeación estratégica que hará crecer tu pyme.

2. Microsoft – Dynamics 365

Microsoft – Dynamics 365 es un ERP que integra funcionalidades de ERP, CRM, ofimática e inteligencia de negocio. Con este sistema, empresas de diferentes tamaños podrán implementar procesos de venta optimizados y conectar todos los departamentos de tu negocio en un mismo sistema.

3. SAP Business One

El SAP Business One es una solución personalizable diseñada para pequeñas y medianas empresas. Facilita la obtención de datos para la toma de decisiones y hacer seguimiento en tiempo real de tus activos.

4. Oracle Netsuite

Este software incluye facturación, CRM, finanzas, gestión del inventario, inteligencia de negocio y seguridad integrada.

Ya tenés claro qué es un ERP y cómo ayuda a tu empresa. Ahora dejá que Memory te guíe en todo el proceso para que le des a tu negocio el impulso que necesitás y sigas avanzando. ¿Qué esperás para conocer nuestros planes?

Software Administrativo en la Nube Memory

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