Control de inventarios: las mejores prácticas que debés aplicar en tu negocio

El control de inventarios consiste en aplicar una serie de procedimientos, para verificar los movimientos en el stock de tu empresa. Esta práctica tiene una gran importancia para vos como emprendedor, porque de un manejo adecuado de tu inventario depende, en gran parte, que tu empresa sea rentable. Seguí leyendo y conocé las estrategias más efectivas que podés aplicar para gestionar tus recursos de forma inteligente.

Ventajas de implementar el control de inventarios

Los beneficios del control de inventarios son múltiples. Su importancia va a depender de la etapa de desarrollo en que se encuentre tu empresa y de las acciones que necesités tomar para seguir avanzando. En general, un control apropiado de tu inventario te permite:

• Reducir los costos financieros que ocasiona el tener en tu stock grandes cantidades de productos.
• Disminuir la posibilidad de fraudes, daños físicos o robos.
• Tener suficientes productos para vender, porque sabés qué te hace falta y qué no.
• Reducir las pérdidas como resultado de una baja en los precios.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo al revisar cuáles fueron tus ingresos y tus gastos, y decidir qué mercadería tener en existencia.

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Métodos para el control de inventarios que podés usar en tu empresa

El control que se lleva sobre el inventario puede ser de tipo contable u operativo. Cada uno ofrece ventajas diferentes y se aborda de una forma particular.

Control de inventario contable

Es importante tener el control del inventario para contrastarlo con los ingresos y las inversiones que genera tu empresa. Es decir que, para tener un control de inventarios óptimo a nivel contable, tu contador debe contrastarlo con las existencias reales de mercadería; esto va a facilitar que identifiques cualquier escape de dinero y que sepas oportunamente si estás realizando gastos innecesarios por falta de orden.

Control de inventario operativo

Este tipo de control recomienda tener las existencias de mercadería en un nivel apropiado, ya sea en términos cuantitativos o en términos cualitativos. De esta manera es lógico pensar que los controles se empiezan a realizar con antelación al tipo de operación mínima que va a realizar tu empresa, ya que, si comprás sin tener un motivo, no vas a tener un control general de tus inventarios. Este tipo de control preoperativo es conocido comúnmente como Control Preventivo.

¿Qué elementos tener en cuenta para un buen control de inventarios?

El control contable, el análisis de los inventarios y la auditoría, son los factores que te van a permitir identificar qué tan eficiente es el control preventivo y van a dejar en evidencia los puntos débiles que necesitan ser corregidos. No olvidés que los registros y la técnica del control contable son usados como herramientas de gran valor para los controles preventivos.

Consejos imperdibles para un buen control de inventarios

• 1. Realizá un conteo físico de tus inventarios al menos una vez al año, sin importar el sistema utilizado.
• 2. También debés llevar a cabo conteos periódicos, con el fin de identificar las pérdidas de material.
• 3. Utilizá un sistema computarizado, en especial si tu empresa maneja una gran variedad de artículos. Asegurate de que dicho sistema te brinda un control permanente y te permite tener actualizados datos como las cantidades y los precios de tus productos.
• 4. Establecé un control preciso y claro para el ingreso y la salida de mercadería. Llevá informes detallados y asegurate de que todos los movimientos cuenten con la autorización correspondiente; esto con el fin de facilitar el control y asegurar que las entregas se realicen de manera oportuna.
• 5. Asegurate de mantener tu stock en un lugar adecuado, donde no sufra ningún tipo de deterioro físico o pueda ser objeto de robo. También debés controlar qué personas tienen acceso a ese lugar y establecer los permisos necesarios para movilizarse dentro de él.
• 6. Nombrá un jefe responsable del inventario. Esta persona debe encargarse de tareas como informar sobre cualquier daño en la mercadería y reportar a tiempo cuando falte algún elemento.
• 7. Siempre comprá a los proveedores que te den el mejor precio.
• 8. Tené suficientes productos disponibles para prevenir situaciones de escasez. No hacerlo te puede generar pérdidas en tus ventas.
• 9. Programá cursos y charlas para sensibilizar a tus empleados sobre el cuidado de los materiales. Registrá todas las opiniones que tengan para que podás identificar qué hace falta y qué puede mejorar en el control de tu inventario.
• 10. Realizá una confrontación de los registros contables con los inventarios físicos.
• 11. Conseguí una póliza de seguro, con el fin de proteger los bienes de tu empresa.
• 12. Realizá auditorías al azar de tus inventarios y compará los resultados con los libros contables.
• 13. Asegurate de llevar actas de responsabilidad firmadas por los encargados del stock, con el fin de responsabilizarlos y garantizar la recuperación de la mercadería, en el caso de que existan pérdida o deterioros.
• 14. Llevá un registro con los datos (como nombre, cargo y firma) del personal autorizado para retirar productos, ordenar ventas y realizar envíos a otras personas o empresas.

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Conceptos clave sobre el control de inventarios

Para finalizar, te compartimos unas definiciones clave relacionadas con el control de inventarios. El objetivo es que tengás muy claro en qué consisten todas las decisiones y acciones que vas a poner en práctica para optimizar el manejo de tu stock.

Cantidad mínima

El número de productos que tenga tu stock, debe ser el suficiente para satisfacer las necesidades de tus clientes.

Cantidad máxima

Debés tener un control sobre las cantidades máximas, para que los productos no ocupen espacio de más dentro de tu negocio y para que no perdás dinero, invirtiendo en compras innecesarias.

Solicitudes de compras

La persona que se encargue del control de inventarios, cuando identifique que algún material se está agotando, debe realizar una solicitud de compra al jefe del stock. Este le hará llegar una copia que cumpla con las autorizaciones establecidas por la empresa; también debe verificar la cantidad física real de material, la cual debe quedar registrada en la solicitud de compra. De esta forma se puede comprobar si el registro contable concuerda con la existencia física real del producto.

Ingreso de mercadería

Con el fin de asegurar la disponibilidad de almacenamiento para el material que ingresa, el jefe del stock debe estar enterado de las fechas en las que van a llegar los pedidos.

Ingreso de mercadería

Con el fin de asegurar la disponibilidad de almacenamiento para el material que ingresa, el jefe del stock debe estar enterado de las fechas en las que van a llegar los pedidos.

Auditoría a los productos que ingresan

En el momento en que llega la mercadería, el jefe del stock se debe encargar de contarla, medirla (si es necesario) y revisar su estado. Luego debe enviar un informe completo al área de compras, donde se debe verificar que todo está acorde con la factura enviada por el proveedor. Una vez revisado este punto, se puede aprobar la factura para remitirla al área de contabilidad.

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Cantidades reservadas

En algunas ocasiones se pueden hacer ventas que no implican un retiro inmediato de los productos porque, por ejemplo, su entrega ha sido programada para una fecha posterior. En estos casos, a pesar de que la mercadería siga dentro de la empresa, se debe restar del inventario para saber cuál es la disponibilidad real de todos los productos.

Procedimiento interno con las cantidades reservadas

El área de ventas se encargará de suministrar la información al responsable del control de los inventarios, para que esta operación se registre en la columna de las cantidades que se encuentran reservadas y se haga la modificación del saldo disponible. En el momento en que se envía el pedido al cliente, este envío se debe registrar en la columna de salidas, pero el saldo disponible no tendrá ninguna modificación; esto gracias a que previamente ya se había hecho este registro.

Hasta aquí nuestros consejos con las mejores prácticas para el control de inventarios. Te recomendamos echarle un vistazo al programa para inventarios de Memory, una herramienta ideal para organizar tu stock de manera rápida y efectiva.