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Poné en práctica estos 3 consejos para reducir los gastos en tu empresa

cómo controlar los gastos administrativos de una empresa

Reducir los gastos administrativos y de todas las áreas en general, es un reto que los empresarios como vos afrontan todos los días. Antes de decidir en qué ahorrar, debés asegurarte de que la falta de orden y claridad en tu contabilidad, no te estén llevando a desperdiciar recursos. Por eso es importante que conozcás muy bien qué son los gastos y aprendás a registrarlos de forma correcta. Aplicá los 3 consejos que te proponemos y verás como sí es posible mantener el equilibrio en tus finanzas.

Consejo 1: Conocé cuáles son los tipos de gastos

El primer paso para controlar tus finanzas es tener muy claro qué tipos de gastos existen y cuáles son sus características. Pero antes, vamos a dejar claro a qué nos referimos cuando hablamos de gastos.

¿Qué es un gasto?

En contabilidad, el gasto es un concepto que se utiliza para registrar los movimientos que reducen el beneficio de tu empresa; esto incluye aquello que gastas para poder llevar a cabo tu actividad económica.

Es común que el gasto se confunda con el costo, pero no son lo mismo: un gasto es un recurso que no se recupera directamente, aunque contribuye al funcionamiento de la empresa y por eso es un factor indispensable para obtener ganancias. Por su parte, el costo hace parte directa del proceso de producción (como la materia prima, por ejemplo); por eso se considera una inversión que puede retornar en algún momento.

También te invitamos a leer: Indicadores de rentabilidad para medir el éxito de tu empresa

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Tipos de gastos

Gastos administrativos:

Son aquellos gastos necesarios para que la empresa pueda funcionar y desarrollar su actividad económica. Dentro de este tipo de gastos se incluyen:

  • Servicios básicos
  • Gastos de personal
  • Impuestos
  • Arrendamientos
  • Gastos judiciales
  • Mantenimientos y reparaciones
  • Seguros

Gastos de ventas:

Estos gastos son los que se producen mientras se llevan a cabo movimientos económicos en tu negocio. Para reducir la posibilidad de cometer errores en tu contabilidad, lo ideal es que este tipo de gasto se registre tan pronto se produce, sin importar el momento en que vas a recibir los ingresos producto de la venta.

Dentro de la categoría de gastos de ventas podemos incluir: honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones, entre otros.

Gastos no operacionales:

Comprende los gastos ocasionados mientras se dirige, planea o ejecuta una venta en tu empresa, incluyendo esfuerzos del área ejecutiva, de marketing, publicidad, comercial y ventas.

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Consejo 2: Aprendé a registrar tus gastos

El segundo paso para controlar y reducir los gastos administrativos, de ventas y no operacionales de tu empresa, es ingresar la información de manera correcta dentro de tu contabilidad. Una forma recomendada de hacerlo es mediante las cuentas T.

En las cuentas T los gastos siempre se debitan en el momento en que se generan. Por ejemplo, si realizás el pago de unos honorarios, es obligatorio debitar el valor y acreditarlo simultáneamente.

Recordá que en todos los registros contables deben existir las partidas dobles; si no existen, no es un registro coherente ni va a reflejar el estado real de las finanzas en tu negocio. Lo anterior significa que, por cada operación económica que se lleve a cabo en tu empresa, se deben efectuar por lo menos dos anotaciones. Esto incluye por supuesto la contabilización de los gastos.

 

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Consejo 3: Registrá todos los movimientos contables asociados a tus gastos

Una vez se cancela el gasto, se deben hacer otras cuentas T, de bancos o caja, dependiendo de dónde se obtuvo el dinero para cubrir el gasto. Entonces se debita en la cuenta T por pagar con otra cuenta T de bancos o caja.

Consejos que debés tener en cuenta a la hora de registrar gastos en una cuenta T.

  1. Es importante que tengás todos los documentos no contables que soporten esos gastos, como cuentas de cobro, recibos, comprobantes de pago, entre otros. En resumen, debés recopilar todo lo que ayude a soportar y validar los gastos para tener un panorama completo de tu situación económica.
  2. Recordá que no debés confundir un gasto con un costo. Un gasto no se puede recuperar, un costo sí.
  3. Por cuestiones de orden, tené en cuenta en dónde clasificar el gasto, en qué rubro o en qué cuenta contable.
  4. No olvidés que siempre debés utilizar contabilidad de causación y no de caja, es decir que siempre debés registrar un gasto contra una cuenta del pasivo y luego cancelar tu gasto contra otra cuenta de bancos o caja.

Hasta aquí nuestros consejos para clasificar y registrar adecuadamente tus gastos. Sabemos que mantener tu contabilidad al día es un gran desafío, por eso en Memory hemos diseñado una herramienta que te va a facilitar la vida.

 

El sistema de gestión y contabilidad de Memory es lo único que necesitás para analizar la situación financiera de tu negocio y tomar decisiones administrativas que te ayuden a reducir gastos. ¡Empezá a usarlo ahora! 

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