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El control de inventarios consiste en aplicar una serie de procedimientos para registrar y verificar los movimientos de stock de tu empresa. Esta práctica es fundamental para cualquier negocio, ya que una gestión eficiente del inventario influye directamente en la rentabilidad, el flujo de caja y la capacidad de responder a la demanda. Seguí leyendo y conocé las estrategias más efectivas que podés aplicar para gestionar tus recursos de forma inteligente.
Los beneficios del control de inventarios son múltiples. Su importancia va a depender de la etapa de desarrollo en que se encuentre tu empresa y de las acciones que necesités tomar para seguir creciendo. En términos generales, un buen control de tu inventario te permite:
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La gestión del inventario puede abordarse desde dos perspectivas: la contable y la operativa. Cada una cumple un rol diferente y, en conjunto, permiten mantener un mayor control sobre las existencias del negocio.
El control contable del inventario permite comparar las existencias reales con los registros financieros de la empresa. Esto ayuda a detectar diferencias, prevenir pérdidas y mantener un seguimiento preciso de los costos y movimientos de mercadería. Además, facilita la identificación de compras innecesarias, errores administrativos o faltantes de stock.
El control operativo se enfoca en mantener niveles adecuados de stock según la demanda del negocio. Su objetivo es evitar tanto el exceso de mercadería como los quiebres de stock.
En este enfoque preventivo es importante planificar las compras, controlar entradas y salidas, monitorear la rotación de productos y anticiparse a las necesidades de reposición. Esto permite tomar decisiones con mayor anticipación y reducir errores en la gestión diaria.
Para mantener un inventario eficiente, es importante combinar el control contable, el análisis periódico de las existencias y las auditorías internas. Estos procesos permiten evaluar si la gestión de stock funciona correctamente, detectar diferencias y corregir a tiempo posibles errores. Además, los registros contables brindan información clave para fortalecer los controles preventivos y mejorar la toma de decisiones.
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Antes de implementar un sistema de control de inventarios, es importante conocer algunos conceptos básicos que te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre la gestión de tu stock y optimizar la operación de tu negocio.
Corresponde al nivel de stock que debés mantener para satisfacer la demanda de tus clientes sin riesgo de quedarte sin mercadería antes de recibir una nueva reposición.
Representa el límite de mercadería que conviene mantener en stock para evitar ocupar espacio innecesario, inmovilizar capital o realizar compras que no respondan a la demanda del negocio.
Cuando el responsable del inventario detecta que algún producto está próximo a agotarse, debe generar una solicitud de compra conforme al procedimiento establecido por la empresa. Antes de aprobarla, es recomendable verificar las existencias físicas y compararlas con los registros del sistema, para asegurar que la información sea correcta y evitar compras innecesarias.
Para garantizar una correcta recepción de la mercadería, el responsable del depósito debe conocer con anticipación las fechas de entrega de los pedidos y asegurarse de que exista espacio suficiente para almacenarlos correctamente.
Cada vez que llega la mercadería, es recomendable verificar la cantidad recibida, su estado y, cuando corresponda, sus medidas y especificaciones. Luego, esta información debe compararse con la orden de compra y la factura del proveedor antes de remitir el documento al área de contabilidad para su registro.
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En algunas ocasiones se pueden hacer ventas que no implican un retiro inmediato de los productos porque, por ejemplo, su entrega ha sido programada para una fecha posterior. En estos casos, a pesar de que la mercadería siga dentro de la empresa, conviene descontarla del stock disponible para saber cuál es la disponibilidad real de todos los productos.
Cuando una venta queda reservada para una entrega futura, el área comercial debe informar al responsable del inventario para que se actualice el stock disponible. Así, aunque la mercadería permanezca físicamente en el depósito, el sistema reflejará la disponibilidad real y evitará vender el mismo producto dos veces.
Para definir el inventario mínimo, revisá cuánto vendés en promedio y cuánto tarda tu proveedor en entregar. Por ejemplo, si vendés 10 unidades al día y el proveedor tarda 5 días, necesitás al menos 50 unidades para evitar quedarte sin stock.
El inventario máximo, por su parte, debe definirse considerando el espacio disponible, la rotación del producto y el presupuesto. Así evitás comprar de más o dejar dinero quieto en mercancía que no se mueve rápido.
FIFO (First In, First Out), conocido en español como PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas), consiste en vender primero los productos más antiguos. Es el método más utilizado para productos perecederos o con fecha de vencimiento, ya que reduce pérdidas por deterioro.
LIFO (Last In, First Out) o UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas) supone que los últimos productos en ingresar son los primeros en salir. Aunque puede utilizarse para algunos análisis internos de costos, su aplicación contable depende de la normativa de cada país.
También podés usar el método del promedio ponderado, que calcula un costo promedio cada vez que ingresan nuevas compras.
¿Cómo ajustar el inventario según temporadas de alta demanda?
En temporadas especiales, como promociones, vacaciones o eventos masivos —por ejemplo, un Mundial de fútbol—, la demanda puede aumentar en ciertos productos. Por eso, es importante revisar el historial de ventas, identificar los artículos con mayor rotación y ajustar las cantidades disponibles antes de que empiece la temporada.
También conviene coordinar con proveedores con anticipación para evitar demoras, quiebres de stock o compras de última hora a mayor precio.
Un software de gestión de inventarios permite controlar entradas, salidas, existencias, costos y movimientos de mercadería desde una única plataforma. Para una pyme, facilita conocer qué productos se venden más, cuándo reponer stock y qué mercancía está acumulada.
En empresas más grandes, también facilita el control por bodegas, puntos de venta, compras, ventas, facturación y reportes. De esta manera, resulta más sencillo detectar errores, evitar faltantes y tomar decisiones con información actualizada.
Además, este tipo de herramientas forma parte de un sistema más amplio que ayuda a centralizar distintos procesos. Entendé mejor cómo funcionan estas herramientas, conociendo qué es un sistema de gestión y cómo ayuda a tu negocio.
Contar con una plataforma especializada permite automatizar procesos, reducir errores y acceder a información actualizada del stock en tiempo real. Soluciones como las de Siigo|memory integran inventarios, facturación y gestión en una misma plataforma, facilitando el control operativo en empresas de distintos tamaños.
Si querés profundizar en herramientas digitales, también podés conocer más sobre herramientas tecnológicas para inventarios.
Hasta acá nuestros consejos y las mejores prácticas para el control de inventarios. Conocé el Software de Inventarios y Control de Stock de Siigo|memory y descubrí cómo simplificar la gestión de tu mercadería desde una única plataforma.
