Sistema ERP: la herramienta que necesitas para impulsar tu negocio, te contamos todo

Bienvenido a esta práctica guía donde darás un recorrido por todo aquello que debes saber acerca de lo que es y representa un sistema ERP en tu empresa, pues tenés al alcance de tus manos la mejor solución para impulsar tu negocio y llevarlo a la cima. No te lo perdás.

¿Qué es un sistema ERP?

Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, hace referencia a un sistema de gestión que permite controlar, centralizar, planificar, organizar y automatizar todas las tareas operativas de una organización, así como, integrar de forma eficaz las diferentes áreas de trabajo y el flujo de datos existente entre ellas; esto con el fin de alinear todos los procesos y actividades con los objetivos de la empresa y que toda la información que se necesita para administrarla esté en un mismo lugar.

Adicionalmente, un sistema ERP fortalece la estrategia organizacional la cual analiza no sólo el entorno competitivo de la empresa sino, además, su comportamiento y rentabilidad permitiendo al empresario tomar decisiones importantes acerca del futuro de su negocio.

¿Para qué sirve un ERP?

El sistema ERP da respuesta a las necesidades de las empresas y personas desde los ámbitos financieros, operativos y de gestión dentro del negocio; lo que se resume en calidad en el servicio y una mejor experiencia de usuario para el cliente.

Es un sistema que compila el quehacer de cada área organizacional optimizando las formas en que trabajan. Este enfoque integrado funciona como una única base de datos para que compartir y dar seguimiento a la información entre los departamentos de la empresa sea mucho más fácil.

Por otro lado, es una excelente estrategia para el ahorro y retorno de inversión porque, desde hace unos años, la mayoría de sistemas ERP funcionan en la nube. Es decir, los empresarios están pagando menos por costosas instalaciones y soportes en los equipos tecnológicos y ganando más con su información en la web 100% respaldada y con actualizaciones que se realizan automáticamente, hecho que les permite invertir en el reclutamiento y capacitación del capital humano.

¿Por qué es recomendable que sea en la nube?

Un sistema ERP en la nube te permití enviar, recibir y centralizar toda la información del negocio de tal forma que podés gestionar la mayoría de operaciones o actividades sólo usando internet para proporcionar recursos compartidos y almacenar la información.

El ERP en la nube es ideal, sobre todo, para las pymes ya que facilita su gestión, proporcionando acceso a las aplicaciones que se necesitan para el manejo de la misma a un precio razonable que se ajusta al presupuesto de estos empresarios.

Ventajas de un sistema ERP en la nube

Las principales ventajas de contar con uno de estos sistemas en la nube son:

• Ahorro de costos
• Datos al día y respaldados
• Actualizaciones automáticas
• Mejora de la productividad
• Mejor enfoque del negocio
• Agilidad y capacidad de innovación
• Gestión de la empresa en tiempo real
• Reducción en los costos de hadware o estructura informática

Estas son algunas de las principales ventajas que tienen las empresas a la hora de implementar un ERP, lo que significa mayor desempeño en su comportamiento y una ruta de negocio mucho más clara y definida.

¿Qué tan importante es un ERP en tu empresa?

Este tipo de sistema optimiza la forma en que gestionás tu empresa y hacés negocios debido a que su practicidad y eficiencia permiten tomar decisiones más acertadas, incrementar las utilidades e identificar la problemática que impide un correcto crecimiento y posicionamiento en el mercado. En otras palabras, el ERP se convierte en una de las inversiones más importantes que podés realizar y en tu mejor aliado para hacer que tu negocio sea el doble de exitoso.

 ERP para pymes

Este sistema impulsa el crecimiento y posicionamiento de las pymes gracias a su funcionalidad de integrar procesos y a la practicidad de su uso; de esa manera permite que el negocio abra nuevos mercados y entre a competir, incluso con las empresas más grandes.

Implementar un ERP dentro de una pyme implica la automatización de varias operaciones y trae para el negocio:

1. Mayor productividad
2. Alineación y organización de la información
3. Agilidad en los procesos administrativos
4. Mejor tiempo de respuesta
5. Mejoras comerciales
6. Mayor interacción con los clientes

En este sentido, el sistema ERP en las organizaciones facilita el flujo del trabajo; organiza la información entre las áreas y personas; da una perspectiva global de cómo se encuentra el negocio y sobre todo hace que las pymes sean mucho más competitivas.

Características de un ERP

Una de las principales formulas del éxito de un negocio radica en tener herramientas adecuadas que aseguren el buen funcionamiento del mismo y garanticen la medición constante de las estrategias que se implementan. Por ello, implementar un sistema ERP es una opción garantizada de administración, ejecución, seguimiento y control de toda la operatividad y procesos que se presentan dentro de una empresa.

A continuación, te presentamos las principales características que debe tener un sistema ERP para que alcances los objetivos deseados.

Principales funcionalidades que debe tener un Sistema ERP

Buscá un proveedor tecnológico que te brinde un sistema ERP con todas las funcionalidades y módulos que necesitás para gestionar tu negocio y llevarlo a la cima. Te mostramos esas funcionalidades que no debés perder de vista y que te permitirán administrarlo y ser el #1.

Facturación electrónica

Olvídate del papel y la lapicera, con un ERP en tu empresa podés facturar electrónicamente, de forma ágil y segura manteniendo tu información respaldada y segura. Además, cumples con los requisitos de ley.

Gestión de inventario

Con un ERP tenés el control de tu inventario y stock en tiempo real y al alcance de tu mano. Realizá estrategias basadas en información y estadísticas de ventas. Prevé cuándo va a llegar la mercadería que falta y cuánto de lo que tenés en stock ya está vendido o pendiente de entrega.

Gestión de Sistema de punto de venta y POS

Un ERP te permite facturar electrónicamente desde tu punto de venta e imprimir el voucher de compra al mismo tiempo desde el mismo dispositivo electrónico.

Cobranza

Tené el control y hacé seguimiento del dinero que debés pagar así como, toda la información de tus proveedores y deudores para que las obligaciones de cobranza y pago siempre se hagan a tiempo.

Información financiera y bancaria de cada cliente

Un sistema ERP te permite conocer exactamente cuánto dinero tenés en cada cuenta y cuánto vendiste con cada tarjeta de crédito.

Gestión de caja

Con esta solución sabés lo que ganás, gastás, y pagás. Toda la información de tu caja en un solo lugar para que siempre tengás claras las cuentas y sea más fácil para vos hacer el respectivo seguimiento.

Gestión de nómina

Calculá de manera sencilla y de acuerdo con la legislación vigente sueldos, salarios vacacionales, aguinaldos entre otras remuneraciones.

¿Cómo implementar un Sistema ERP en tu negocio?

Aunque implementar este tipo de Sistemas parece complicado es más fácil de lo que te imaginás, a continuación, te damos el paso a paso.

1.    Planificación

Detalla y crea estrategias para determinar cuáles son las metas u objetivos que quieres lograr, qué quieres mejorar para organizar los recursos con base a las tareas y áreas tu negocio.

2.    Consultoría y entendimiento de tu negocio

Junto con tu equipo de gestión o asesores deben determinar cuáles son las funcionalidades que necesita tu empresa para así elegir el ERP que más se ajuste a ellas y permita un excelente desarrollo de los objetivos. Tené en cuenta que la consultoría es un proceso que debés realizar constantemente, antes y durante la implementación del Software.

3.    Parametrización

Es ahora cuando adquirís e implementás el software elegido bajo los parámetros y estrategias que creaste. Recordá que al momento de instalarlo o integrar sistemas diferentes es necesario que realicés pruebas que garantices el buen funcionamiento del ERP.

4.    Migración de datos

Es el paso más importante de toda la implementación porque debés ser muy cuidadoso a la hora de mover los datos de tu empresa. Revisa que las codificaciones sean correctas y todo funcione muy bien.

5.    Formación del personal

Una vez esté instalado el programa es necesario que el proveedor tecnológico con el que lo adquiriste brinde, a ti y a tus colaboradores, una formación sobre el buen uso de la plataforma errores ni reprocesos al momento de usarla. Tené en cuenta que, este tipo de fallas afectan la productividad de tu negocio.

6.    Ejecución

Dale ‘play’ a tu ERP y pon en marcha tu negocio.

7.    Seguimiento y control

Una vez has implementado tu sistema ERP debés llevar un control detallado de su funcionamiento y el aporte que hace a la rentabilidad de tu negocio.

¿Qué beneficios tiene Implementar un ERP en tu empresa?

Dentro de los principales beneficios para implementar un sistema ERP dentro de tu empresa se encuentran:

• Ahorro de costos
• Eficacia
• Rentabilidad
• Mayor seguridad de la información
• Minimiza de errores
• Flexibilidad y adaptabilidad.

Para concluir, un sistema ERP es la mejor opción para hacer de la gestión de tu negocio una tarea mucho más ágil, organizada y enfocada en la consecución de resultados que te permitan ser el líder de tu campo económico o nicho de mercado.

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