Contabilidad para e-commerce: guía práctica para tu tienda online

Emprender online tiene muchos beneficios, pero también grandes desafíos. Uno de los más importantes, es la contabilidad. Y si no sos un profesional en el área, esta labor puede convertirse en una auténtica pesadilla. Entonces, ¿qué hacer? No te preocupes, como siempre, ¡estamos acá para ayudarte! En este post encontrarás todo lo que necesitás saber sobre el tema; además, aprenderás por qué un software especializado es la mejor opción para llevar las cuentas de tu e-commerce.

Contabilidad: ¿por qué es tan relevante este tema para tu e-commerce?

En Uruguay, el 91% de las empresas vende en línea, según datos de la Cámara de la Economía Digital del Uruguay (CEDU). ¿Las razones? Porque hoy todo emprendimiento que precise de tener mayor visibilidad, alcance y, en consecuencia, éxito, debe existir en el vasto mundo del e-commerce; además, la contingencia sanitaria por Covid-19 aceleró de manera dramática esta tendencia, cambiando para siempre la manera en la que los clientes compran.

Sin embargo, vender en línea no es tan fácil como parece. Requiere no solo planeación, también una adecuada gestión de la contabilidad. Pensá en esto: si no conocés con exactitud la realidad económica de tu e-commerce, ¿cómo vas a saber si estás ganando dinero, si tenés demasiados gastos o si tu actividad no es lo suficientemente rentable?

Dicho esto, acá tenés otras razones por las que la contabilidad es crucial para tu negocio online:

• Facilita el cumplimiento de las disposiciones fiscales. En el comercio electrónico, al igual que en el tradicional, es fundamental tener las cuentas al día. Esto hace que el proceso de declaración y pago de impuestos se vuelva más sencillo. Pero no es solo eso. También es clave para evitar incurrir en sanciones, retrasos o errores en la documentación.
• Obtienes información concreta y precisa. En la gestión estratégica de una tienda en línea, los informes financieros son esenciales, ya que ayudan a entender dónde se encuentra económicamente tu empresa y te permite hacer mejores proyecciones financieras.
• Asegura la supervivencia de tu empresa de comercio electrónico en mercados cada vez más competitivos y te permite aprovechar las oportunidades de compra e inversión para el crecimiento a mediano y largo plazo.
• Conocés los costos asociados a cada producto o servicio. Esta es una de las variables más importantes para determinar la rentabilidad y viabilidad de tu comercio electrónico.
• Entiendes con exactitud cuáles son los gastos más significativos del negocio y dónde están las principales ineficiencias.

Ahora bien, ¿qué tipo de información debo registrar en la contabilidad para e-commerce?

Todas las transacciones relacionadas con tu negocio: ventas, compras, costos de envío, pago de servicios como Internet, teléfono, o luz, cargos extra por devoluciones, nómina de los empleados, etc. En resumen, todo dinero que entre y salga de tu tienda. Recuerda que en la contabilidad no solo debés contemplar aquellas operaciones relacionadas con el producto o servicio que comercializas, también otros asuntos relacionados con el marketing, la publicidad y las obligaciones fiscales.

Conceptos clave de contabilidad para e-commerce

Preparamos este listado de términos básicos que necesitás comprender para llevar una operación sin problemas.

Costos

Valor destinado a la producción de un producto o servicio. Por lo general, estos se dividen en dos categorías: costos fijos y costos variables.

Flujo de efectivo

Es la variación de las entradas y salidas de dinero del negocio durante un periodo determinado de tiempo.

Libros contables

Son aquellos documentos que reflejan toda la información contable de una empresa de manera ordenada y sistemática. Entre ellos, se incluyen el Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventarios y Balances.

Indicadores de contabilidad

Son métricas utilizadas para medir el rendimiento. Algunos ejemplos de estos indicadores son: ventas por producto, ganancias y gastos, ingresos, saldo del cliente y gastos por proveedor.

Punto de equilibrio

El resultado de la relación de costos y gastos fijos y variables con ventas y utilidades.

Presupuesto

Es la lista a detalle de los ingresos y gastos que se requieren para dar vida a los objetivos propuestos en un plazo determinado de tiempo

Si querés saber más sobre cómo funciona la contabilidad de una empresa, consultá nuestro artículo relacionado, es un buen punto de partida.

¿Cómo llevar la contabilidad de tu tienda online?

Hoy, las pequeñas y medianas empresas tienen una ventaja: el acceso a herramientas de automatización para hacer que todas esas tareas contables sean más simples y eficientes. Este tipo de tecnología resulta clave para optimizar casi cualquier cosa que tenga que ver con la contabilidad de un negocio, incluyendo la gestión de gastos, el registro oportuno de los activos y pasivos y ¡sobre todo!, el cálculo de impuestos.

Un ejemplo de este tipo de programas es el Sistema Contable Online de Siigo|memory, con el cual tendrás un mayor y mejor control de la operatividad de tu e-commerce: desde el inventario, hasta la emisión de facturas electrónicas y notas de cobro.

Entre las ventajas que ofrece la automatización en la contabilidad para e-commerce destacan:

• Una mayor precisión. Lo que te ayuda a llevar la contabilidad al día y a mantener los Estados Financieros actualizados y listos para controles o auditorías.
• Información de tus pagos al instante. Conocé en tiempo real la fecha de emisión de las facturas, el plazo y la modalidad de pago establecidos, y el historial de cada cliente.
• Mejora los procesos internos. En general, cuando en la contabilidad para e-commerce se utilizan sistemas automatizados, la capacidad de producción aumenta, gracias a la velocidad en el procesamiento de los datos del software.

3 Tips para mejorar la contabilidad de tu comercio electrónico

Te compartimos tres tips para que puedas mantener la salud contable de tu e-commerce.

1. Establecé un plan de acción

¿Sabías que más del 60% de las tiendas online cierran antes de cumplir el primer año y esto se debe principalmente a la falta de planificación? Por eso, lo ideal es que elabores un plan estratégico antes de poner tu e-commerce en marcha. Así vas a poder decidir, por ejemplo, si lo más importante es el desarrollo de nuevos productos, priorizar la compra de equipos y maquinarias o simplificar la distribución al utilizar canales de comunicación más directos, efectivos y económicos.

2. Optimizá la gestión del inventario

Este es un punto que muchos emprendedores descuidan por el afán de vender. Para evitar caer en este tipo de situaciones, tratá de organizar eficientemente la compra y venta de mercancías y trabaja con las soluciones tecnológicas que Siigo|memory pone a tu disposición. Con una plataforma de este tipo podés:

• analizar el historial de ventas,
• manejar de forma fácil diferentes listas de precios y mantenerlas siempre actualizadas,
• definir cuáles serán los procesos y canales de entrega,
• hacer pronósticos periódicos de la demanda y
• determinar el ciclo de rotación de los productos.

3. Analizá los datos

Esto te permitirá tomar decisiones inteligentes para mejorar la productividad y aumentar las posibilidades de expansión de la empresa. Recordá que actuar basados en la intuición o información incorrecta es sumamente peligroso; especialmente cuando el crecimiento es desordenado.

¿Qué tipos de información necesitás? Básicamente aquellos acerca de:

• los clientes,
• la evolución de las ventas,
• los costos, y
• la rentabilidad.

Herramientas básicas para llevar la contabilidad para tu e-commerce

Si querés llevar negocio al siguiente nivel, necesitás apoyarte en herramientas especializadas con las que puedas cobrar, facturar, manejar la nómina, controlar el inventario y generar reportes sobre clientes o proveedores. Te recomendamos apoyarte en software contabilidad de Siigo|memory con las que podés optimizar tus procesos comerciales, contables, financieros y administrativos. Entre otras ventajas, nuestra solución te permitirá:

• Ahorrar tiempo y ganar productividad al llevar la contabilidad de una tienda desde un sistema 100% en la Nube.
• Acceder a información administrativa y comercial desde cualquier lugar y en cualquier momento, de manera fácil y, sobre todo, segura.
• Conocer indicadores de las ventas y así tomar decisiones importantes para tu e-commerce.
• Organizar fácilmente los principales comprobantes, tarifas e impuestos y consultarlos en línea siempre que lo necesites.
• Ordenar y actualizar automáticamente toda la información con un simple clic sin tener que realizar procesos de cierre y de generación de datos.

En conclusión, el comercio electrónico se ha convertido en una opción viable y accesible para millones emprendedores y empresarios en todo el mundo. Pero para que este modelo de negocio sea exitoso, debés llevar tus números en orden y tener claridad del estado de la contabilidad de tu emprendimiento, por eso en Siigo|memory encontrás el aliado que necesitás para administrar tus procesos contables. Conocé nuestros planes acá.