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¿Cómo funciona la contabilidad en una empresa? ¡Acá te lo explicamos!

Contabilidad de una empresa

Si te preguntás, ¿cómo funciona la contabilidad de una empresa? ¡Llegaste al lugar indicado! En este artículo, encontrarás todo lo que necesitás saber sobre el tema; además, compartimos algunos consejos para que emprendedores, empresarios y profesionales contables puedan gestionar sus procesos de forma exitosa. Así que comencemos.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es la disciplina mediante la cual es posible calcular, ordenar y analizar la información financiera de una empresa. Permite conocer cuál es la fuente de cada uno de los fondos que ingresan y en qué se invierten esos recursos.

Básicamente, es una excelente herramienta que podés utilizar para obtener datos concretos, precisos y actuales sobre el panorama financiero de tu negocio. Al mismo tiempo, es una actividad con la que se busca:

  • Conocer y monitorear el estado de todas las operaciones financieras
  • Obtener información comprobable y útil sobre los ingresos, compras, gastos, activos y por supuesto, la nómina de los empleados
  • Planear estrategias de crecimiento basadas en los ingresos o en las inversiones
  • Administrar de manera eficiente los recursos disponibles
  • Facilitar la toma de decisiones
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Entendiendo mejor la contabilidad

Antes de seguir, abordaremos algunos conceptos básicos sobre contabilidad para que vos puedas entender mejor cómo llevar la contabilidad de una empresa.

Balance general

Es el documento que muestra cuáles son los recursos económicos de la empresa, y se compone de activo, pasivo y patrimonio.

Activo

Son todos los bienes que una empresa posee y por medio de los cuales obtiene beneficios a futuro. Algunos ejemplos de activos son:

  • Corriente o circulante
  • No corriente o fijo

Pasivo

Son aquellas obligaciones y deudas asumidas por una empresa con terceros. Las 3 principales clases de pasivos son:

  • Patrimonio neto
  • Pasivo no corriente o deudas a largo plazo
  • Pasivo corriente o deudas a corto plazo

Capital

Cantidad de recursos disponibles para invertir en un proyecto o negocio

Estado de resultados

Muestra la situación patrimonial de la empresa en una fecha determinada y está conformado por los ingresos y gastos.

Ingresos

Entradas económicas provenientes directamente de la actividad comercial, sumando al patrimonio de la organización.

Costo

Un costo hace parte directa del proceso de producción. Estos están relacionados con gastos como: materias primas, mano de obra y costos de fabricación.

Gastos

Son recursos que se usan para garantizar la operación de una empresa en su conjunto. Acá se incluye todo lo destinado a la distribución o promoción de bienes y servicios producidos. En consecuencia, estos pueden ser:

  • Administrativos
  • De ventas
  • No operacionales

Saldo

Es la diferencia entre el DEBE (lo que entra al negocio) y el HABER (todo lo que sale). Este puede ser de dos tipos:

  • Saldo deudor
  • Saldo acreedor

Estructura de costos

Se trata de un proceso que tiene por objetivo organizar los costos dentro de una empresa. Toma en cuenta diferentes aspectos como: las materias primas, alquiler, pago de servicios, entre otros.

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¿Para qué sirve llevar la contabilidad de tu negocio?

Principalmente, te servirá para saber si estás obteniendo ganancias o no, cuál es el flujo de efectivo, el valor actual de los activos y pasivos y los factores que puedan estar afectando el desempeño contable. Sin duda, es uno de los elementos más importantes para darle mayor equilibrio y control a tu negocio.

Cómo funciona la contabilidad de una empresa

La contabilidad en una empresa funciona como un sistema con el que se puede clasificar de manera clara y cronológica cada una de las operaciones financieras, incluyendo las ventas y pagos. Para cumplir con este propósito, nada mejor que un software contable. Estos sistemas representan una buena opción para quienes están empezando con su emprendimiento y aún no saben con exactitud cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Además, ofrecen una diversidad de funcionalidades con los que podrás sistematizar y centralizar todas las labores asociadas a la contabilidad, como el registro de ingresos y egresos y la generación de reportes.

Cuando optás por usar un programa contable, evitás la pérdida de tiempo en el registro de datos y eliminás por completo las tareas manuales y los grandes libros que comprometen la seguridad de la información.

Ahora bien, cada empresa tiene sus propias necesidades específicas. Por lo tanto, para determinar cuál es el software más adecuado para vos, debés prestar especial atención a las funcionalidades, ventajas y tarifas de los diferentes proveedores del mercado.

¿Qué se contabiliza en una empresa?

Se debe contabilizar cualquier hecho de trascendencia económica, así como su pago o cobro. Algunas de las operaciones recurrentes son:

  • compras y los gastos
  • ventas e ingresos
  • adquisición y venta de activos
  • pago de sueldos
  • liquidación de impuestos
  • inversiones financieras
  • movimientos bancarios

Descubrí en este artículo qué tipos de sistemas contables podés implementar para simplificar la gestión de tu negocio y potenciar su crecimiento. Hacé clic acá.

Cómo llevar la contabilidad de un negocio: aprendé a hacerlo en 4 pasos

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:

Paso #1. Reuní toda la información contable

Llevar una buena contabilidad significa tener registro de tus gastos y movimientos. Comenzá por recopilar todos los soportes contables: facturas de venta, recibos de caja, tickets y demás documentos externos que sirvan como base para asentar las operaciones económicas propias de tu negocio. Incluí, además, los comprobantes contables que se hayan elaborado según los requerimientos de la empresa al momento de hacer un registro o asiento. Algunos de estos son las notas de débito o crédito.

Todos estos representan un recurso útil con los que podrás monitorear el crecimiento de tu negocio, analizar las salidas de dinero, crear estados financieros, respaldar tu declaración de impuestos y preparar tus gastos deducibles.

IMPORTANTE: Recuerda que para cada transacción debe haber un documento que la respalde.

Paso #2. Organizá los ingresos y gastos

Anotá todas las entradas y salidas de dinero en el Libro Diario, siguiendo el sistema de partida doble actual. En este, cada transacción se registra en dos columnas: una de débito (ingreso) y otra de crédito (gasto).

Los asientos en el Libro Diario se usan para elaborar el Libro Mayor que después se emplea para crear los estados financieros de una empresa.

Paso #3. Declará y pagá oportunamente los impuestos

Como emprendedor o profesional especializado tenés que considerar el pago de impuestos como una prioridad dentro de las obligaciones empresariales. Investigá cuáles son los pagos que se deben realizar de acuerdo con el tipo de empresa y planificá los tiempos. Así, te asegurás de que el flujo de caja se mantiene estable y que cada cantidad va destinada al pago de los tributos que corresponde.

Reservá algunos días en la semana para poner en orden todos los documentos y evitar que estos se acumulen. Esto te ahorrará mucho trabajo para cuando necesites hacer el pago de los impuestos. Acordate que si tenés todo en orden podés acceder a beneficios tributarios.

Paso #4. Revisá los informes contables

Debés revisar mensualmente estos informes, validá su información e identificá las áreas a mejorar, reajustá costos y gastos, y diseñá estrategias basadas en el análisis de dicha información.

3 tips para que gestiones con éxito la contabilidad de tu negocio

Ahora, fijate en estos tips que seguro te ayudarán a llevar el control total de la contabilidad en tu empresa.

1. Mantenete organizado

No podés permitirte tener un desorden de facturas, recibos y papeles; la gestión contable debe ser eficiente y eficaz en todo momento y tener todo organizado te ayudará para aprovechar mejor los recursos económicos de los que dispones e incrementar la productividad.

2. Controlá tu inventario

Para que tu negocio sea rentable debés asegurarte de que tu inventario esté al día en todo momento. Registrá los artículos que tenés disponibles y asegurate de tener bien distribuida la mercadería según el historial y las estimaciones de ventas de cada una.

Una vez más, podés apoyarte en un sistema contable para automatizar este proceso. También podés seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotás las cantidades compradas de cada producto, y en la columna conjunta anotás la cantidad del producto que se ha vendido. Así podés saber cuántas unidades te quedan de cada producto.

¿Querés saber cómo reducir los gastos en tu empresa? Hacé clic en este artículo y no te pierdas estos 3 consejos que te proponemos.

3. Evaluá de forma periódica tus procesos

Se trata de una tarea fundamental no solo para adaptarse a las tendencias del mercado, sino para analizar qué funciona y en dónde es necesario realizar ajustes para alcanzar un negocio cada vez más saludable.

Medí la eficiencia de tus procesos de manera continua y hacé los ajustes necesarios para asegurarte de que los recursos se han invertido bien. Esto incluye el costo de las materias primas e insumos, el nivel de consumo de energía eléctrica, el manejo del inventario y las mermas o pérdidas generadas en un mes, las horas de trabajo de los colaboradores y el logro de metas, etc. La frecuencia con la que revises tus procesos estará determinada por las características específicas de tu negocio.

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Sabemos que mantener tu contabilidad al día es un gran desafío, por eso en Siigo|memory encontrás el aliado que necesitás para administrar tus procesos contables. Con nuestro sistema tenés:

Procesos automatizados

Una de las grandes ventajas de emprender en estos tiempos es el acceso a plataformas avanzadas que te permiten realizar de manera automática tareas tan importantes como la gestión de clientes y proveedores o la elaboración de balances.

Claro, existe una infinidad de programas en el mercado, pero el Sistema Contable de Siigo|memory está actualizado para que puedas cumplir con las disposiciones fiscales formales y resulta una herramienta eficaz para el análisis de información. Con un sistema con estas funciones podés:

  • Diseñar tus propios informes contables o de gestión
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  • Elaborar estados contables y financieros configurables según las necesidades y exigencias de cada cliente
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Una herramienta alojada en la Nube te permitirá, en un solo clic, acceder a la información financiera del negocio, generar cálculos y automatizar operaciones para quitarle carga operativa a los usuarios.

Cuando optás por usar nuestro Sistema Contable en la Nube toda tu documentación se aloja en servidores seguros y remotos, y no en computadoras u otros dispositivos, los cuales corren el riesgo de pérdida de información.

Además, podés integrarlo con otros módulos específicos —como el de nómina— a medida que tu empresa crece.

Si querés llevar un control riguroso de las operaciones de tu negocio, no dejes de acceder a este artículo en el que te contamos todo sobre la conciliación bancaria.

Reportes contables claros y completos

Realizar tus registros y operaciones de forma manual es un trabajo bastante tedioso. Con el uso de un software contable tenés todo tipo de reportes en segundos y podés exportarlos o descargarlos para revisarlos cuando queras. Estos son fundamentales para poder tener una visión más realista de la empresa, tomar decisiones estratégicas, mantener los costos bajo control y, al final, para que la empresa pueda moverse cómodamente en escenarios cada vez más dinámicos y competitivos.

Esperamos que te sea de utilidad toda la información de este post para saber cómo funciona la contabilidad de una empresa. Solicita acá más información sobre nuestro Sistema Contable y comenzá a disfrutar de las funcionalidades que te ayudarán a administrar de forma fácil tu emprendimiento. ¡No esperes más!

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