¿Cuáles son los tipos de sistemas contables? ¡Descubrilos todos!

No importa si recién estás comenzando tu emprendimiento o si ya tenés un negocio más establecido; puesto que en sí necesitás de una forma práctica para gestionar tu contabilidad, ¿no? Sin duda, para que esto suceda lo mejor es implementar un sistema contable: una de las herramientas más valiosas para el registro y procesamiento de datos contables.

Hoy encontrás una infinidad de programas en el mercado: cada uno con funciones y módulos específicos de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Para que no te resulte abrumador escoger alguno, hemos preparado para vos este artículo con los 5 tipos de sistemas contables existentes, sus características y las ventajas que conlleva su implementación. ¿Preparado? ¡Comencemos!

¿Qué es un sistema contable?

Un sistema contable o software contable es un programa que recopila, calcula, almacena y procesa información financiera y de contabilidad. Están diseñados especialmente para automatizar y simplificar los procesos complejos de toda empresa, sin importar su tamaño o rubro.

Estos sistemas de contabilidad surgieron en los años noventa y, desde entonces, han vivido una importante evolución gracias al desarrollo tecnológico al integrar de forma paulatina nuevas funcionalidades para ejecutar tareas cada vez más específicas.

Actualmente, la necesidad de implementar un sistema contable es cada vez mayor, al igual que la cantidad de opciones en el mercado. Algunas son muy específicas en sus labores, otras son personalizadas y escalables, sin faltar las que incluso cuentan con versiones para dispositivos móviles.

Estos sistemas de contabilidad ofrecen una diversidad de funcionalidades, como son:

• Registro de ingresos, cobros, gastos y pagos
• Posibilidad de emitir facturas y enviarlas directamente al cliente
• Control sobre los cobros y los pagos
• Conciliación bancaria o conciliación contable
• Gestión de documentos contables que respalden las transacciones
• Creación de Libro Diario y Libro Mayor para registros contables

Características de un sistema de contabilidad

Seguridad

Una de las principales características de un sistema contable es que tu información está siempre resguardada y protegida para que nunca tengas que preocuparte porque los datos confidenciales de tu empresa y los de tus clientes desaparecieron o sufrieron fallos inesperados.

Flexibilidad

Un software de contabilidad debe ser capaz de adaptarse a las necesidades de tu empresa a medida que crece o se expande y requiere de nuevas funcionalidades.

Simplicidad

Esto es muy sencillo: si el sistema que elegís para tu empresa es muy confuso, con seguridad tendrás un montón de dificultades para ejecutar muchas de las tareas diarias; y eso impactará negativamente en tus procesos. Un buen software contable debe de ser intuitivo y no suponer mayores complicaciones para los usuarios.

Precisión

Ya no hace falta que trabajes largas horas con un Excel, ni que te preocupes por hacer complicados cálculos, ya que los sistemas contables hacen esas tareas por vos y así no dependes únicamente de operaciones manuales. Además de disminuir aquellos errores en los registros que pueden llegar a perjudicar de manera importante a tu empresa.

Integración

Como es lógico, un buen sistema contable se integra de manera fácil con otros sistemas tecnológicos. Esto elimina la necesidad de contratar por separado otros módulos específicos, como el de facturación electrónica. Esto contribuye enormemente a tener una sintonía precisa y fluida con otros procesos operativos de tu empresa.

5 ventajas de utilizar un sistema contable

Son múltiples las ventajas que un sistema contable le aporta a tu empresa. A continuación te compartimos algunas de ellas:

Automatización de tareas y procesos

Creá balances, nóminas, conciliación bancaria, reportes financieros, contables y comerciales, estados de resultados o asientos en cuestión de segundos; de esta forma los tiempos de trabajo operativo se acortan y dejan más lugar para pensar en estrategias que contribuyan al crecimiento de tu empresa.

Uso eficiente de los recursos

Gracias a que todos tus procesos contables están conectados en un solo software, el tiempo y dinero que antes destinabas a la gestión de la compañía se reducen notablemente y podés aprovecharlos para invertir en otras áreas que requieren tu atención.

Centraliza la información

Ya no tendrás que guardar tu información en formato físico en distintos archiveros, ahora podés tenerlo todo en un mismo software de contabilidad con el que vas a digitalizar todo aquello que consideres relevante y ponerlo a disposición de todos los usuarios de tu empresa.

Informes detallados

Estos sistemas de contabilidad te brindan una vista de lo que está pasando dentro de tu empresa y, si hay algún error, podés detectarlo fácilmente para encontrar la solución más oportuna.

Mayor competitividad

Los sistemas contables representan, además, un impulso para que tu negocio siga creciendo en un mundo donde el mercado, la inteligencia de negocio y los hábitos de consumo están en constante cambio.

¿Querés que tu negocio funcione como una máquina bien aceitada? Entonces, tenés que incorporar un software administrativo en tu labor empresarial. Descubrí cómo en este post.

¿Qué tipos de sistemas contables existen?

Existen diferentes tipos de sistemas contables, cada uno de estos incluye una diversidad de funcionalidades de acuerdo a las necesidades o el presupuesto de la empresa. ¡Veamos de qué trata cada uno!

1. Sistema contable en la Nube

Estos sistemas son la evolución de los software tradicionales. Fueron creados para gestionar toda la información financiera de una empresa o persona desde una sola plataforma para simplificar procesos, generar cálculos y automatizar operaciones para quitarle carga operativa a los usuarios desde la Nube, es decir, desde Internet.

Cuando optás por usar un programa contable en la Nube toda la información que almacenás en la plataforma estará respaldada en varios servidores ubicados en distintas partes del mundo; estos son de la más alta calidad y cuentan con protocolos de seguridad muy rigurosos para que tus datos no se pierdan, incluso en caso de que uno de ellos sufra deterioros.

Además, podés integrarlos con otros módulos específicos —como el de nómina— a medida que tu empresa crece.

Ahora que ya conocés qué es un sistema contable en la Nube, descubrí las ventajas de este tipo de software para administrar tu empresa. Hacé clic acá.

2. Sistema contable instalado (local)

Este tipo de sistema debe instalarse directamente en los ordenadores de la empresa y sus datos se almacenan localmente, por lo tanto, requieren de espacio en el disco duro. Además, la gestión y mantenimiento corren por tu cuenta.

3. Sistema contable a medida o personalizado

Este software es desarrollado cuando las necesidades de la empresa son tan específicas que es necesario adquirir un sistema propio. Sin embargo, suelen ser muy costosos y requieren de más mantenimiento que los demás tipos de sistemas disponibles.

Los sistemas contables a medida son diseñados para empresas de cualquier rubro para ser usados en áreas tan diversas como la contabilidad financiera, para los procesos de la fabricación o para controlar y gestionar los recursos humanos.

4. Sistema contable open source (código abierto)

Este tipo de programas están disponibles para que todos los puedan ver, utilizar, modificar y compartir de acuerdo con las necesidades de cada usuario. Estas son soluciones gratuitas; sin embargo, tendrás que contratar a alguien que entienda de programación para sacar el máximo partido a esta herramienta.

5. Sistema de contabilidad gratuito

Un sistema de contabilidad gratuito se caracteriza por ofrecer funciones muy básicas que, en muchos casos, resultan ser poco útiles para las empresas. Además, debés de pagar por sus actualizaciones y soporte técnico.

Un plus: Excel

Aunque no se considera un sistema contable, si sos autónomo o tenés una pyme y no contás con un presupuesto para adquirir alguno de los sistemas que te mencionamos antes, Excel es la herramienta contable para vos. Evidentemente, al usar una solución genérica como Excel tenés que invertir más tiempo y energía haciendo las cuentas y preparando las hojas de cálculo.

Se trata de un sistema limitado al que no podés integrar procesos contables o sumarle otros módulos, como el de administración, por ejemplo.

Si querés saber cómo sistema de gestión puede ayudarte a unificar la operación de todas las áreas tu negocio. Te recomendamos leer este post.

Puntos clave para elegir un sistema contable para tu empresa

Hay varias empresas proveedoras de sistemas contables, ya sean online o físicas. Es importante que investigues bien antes de elegir uno para asegurarte de seleccionar la solución más adecuada para tu negocio. ¡Quedate atento a estos consejos!

• Instalación

Antes de elegir el sistema contable para tu emprendimiento tenés que informarte sobre los elementos básicos de la instalación y cuál es el tiempo promedio del proceso. Este tipo de información te ayudará a determinar si es necesaria una gran inversión o si requerís capacitar a tus colaboradores.

• Costo

Establecé un presupuesto y buscá la mejor solución dentro de ese rango de precio. Asegurate de incluir los costos asociados a soporte, licencias o el mantenimiento del programa.

• Crece con tu negocio

A la hora de tomar en cuenta qué sistema de contabilidad utilizar, es fundamental saber si será capaz de crecer a la par de tu negocio para evitar su obsolescencia y, por ende, no incurrir nuevamente en un gasto.

Conocé por qué Memory es la mejor opción para llevar tu contabilidad 

Sabemos que mantener tu contabilidad al día es un gran desafío, por eso en Memory contamos con una herramienta que te va a facilitar la vida: Memory Conty, el software en la Nube con el que podés llevar tu contabilidad sin preocupaciones y de una manera fácil al emplear un lenguaje sencillo y una interfaz amigable que lo convierte en la mejor opción para cualquier tipo de empresa. Y por si fuera poco, tenés:

• Un sistema con el que podés generar de forma automática asientos contables
• Informes y estadísticas que te ayudarán a tomar mejores decisiones
• Una solución flexible y eficiente para gestionar las operaciones de tu empresa
• Toda tu contabilidad almacenada y encriptada de forma segura en la Nube
• Planes que se ajustan a las necesidades de tu negocio y a los que podés sumarle diversos módulos de acuerdo a los desafíos que tengas
• Soporte especializado sin costo adicional

Como ves, un sistema contable es una excelente herramienta para conocer el detalle de toda la actividad operativa de tu pyme, lo que te permitirá tener mayor control sobre tu contabilidad. Ahora es momento de que pongas manos a la obra y simplifiques el manejo de tus finanzas con Memory. Si querés estar al día con las noticias, consejos y herramientas para emprendedores y contadores, te invitamos a visitar nuestro blog.