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Orden de compra: descubrí qué es y aprendé a crear un modelo para tu negocio

Orden de compra

Cuando emprendés te das cuenta de que una comunicación clara con tus proveedores es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de tu pyme. Por eso traemos para vos este práctico artículo en el que conocerás una de las herramientas más valiosas para cumplir con este propósito: la orden de compra

Acá te explicaremos todo sobre este concepto: qué es, sus características y cuáles son los elementos indispensables que no podés perder de vista al momento de crear un modelo para tu negocio. Además, aprenderás por qué un software especializado es el aliado que necesitás para hacerlo de una forma fácil y rápida. ¿Listo para comenzar?

¿Qué es una orden de compra?

En términos generales, es un documento legal que emite un comprador para solicitarle al proveedor información detallada sobre el producto o servicio que está adquiriendo. Este es un recurso que se genera antes de realizar la transacción comercial para que ambas partes puedan verificar lo que se compró, cuánto costó, cuándo se realizó el pedido y el método de entrega.

Cualquier negocio puede hacer uso de las órdenes de compra para simplificar sus procesos internos, mantener una comunicación clara con sus proveedores y evitar cualquier tipo de confusión en los procesos de compraventa.

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Características de una orden de compra

Las órdenes de compra sirven para que compradores y vendedores puedan tener control sobre los productos que adquieren y venden, hacer un seguimiento de los pedidos y prever gastos. Entre las características más importantes de esta herramienta se encuentran:

  • Es un documento legal que sirve para acreditar una operación comercial
  • Facilita el seguimiento y monitoreo de los procesos de compra en la empresa
  • Permite una gestión más ágil del inventario y de las finanzas
  • Contribuye a que la entrega de los productos sea más rápida y eficiente
  • Simplifica el procesamiento de los pedidos

 

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Tipos de órdenes de compra

Existen cuatro tipos de órdenes de compra distintos que debés considerar en tu empresa. Estos son:

Orden de compra estándar

Este tipo de orden de compra es el más habitual. Se utiliza cuando se adquiere un producto o servicio de manera regular. Acá se incluyen detalles de la solicitud como precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago.

Orden de compra planificada

Son muy similares a las órdenes de compra estándar, excepto que acá la cantidad se basa en una cifra estimada y el plazo de entrega es tentativo. Son una buena alternativa para gestionar procesos de venta a largo plazo y establecer acuerdos provisionales con los proveedores para adquirir bienes o servicios.

Orden de compra abierta

En las órdenes de compra abierta no suelen aparecer todos los datos de la solicitud. Se trata de un acuerdo en el que se sabe qué bien o servicio se necesita, pero los plazos y las cantidades son inciertos.

Orden de compra por contrato

En este caso, el comprador y el vendedor firman un contrato que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio entre las partes.

Aprovechá también para leer nuestro contenido sobre kardex de inventario, una herramienta que te ayudará a controlar las mercancías en tu negocio.

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Elementos de una orden de compra

Ahora que conocés qué es una orden de compra, veamos cuáles son los distintos elementos que la componen. Con estos apartados podrás crear un formato personalizable para facilitar la creación de otras órdenes en el futuro.

Información del vendedor y comprador

En esta sección se incluyen los datos generales de ambas partes, como nombre y dirección de entrega. Con esto se garantiza que el pedido sea entregado en las condiciones establecidas.

Datos de entrega y facturación

Estos detalles son esenciales, sobre todo para estimar el tiempo que tardará el proveedor en entregar el pedido. En algunos casos, las direcciones de entrega y facturación son las mismas, pero de no ser así, debe aclararse en el documento.

Fecha y número de seguimiento

Con estos elementos será más fácil que compradores y vendedores puedan rastrear las órdenes y el proceso de compra sea mucho más transparente.

Detalle del bien o servicio adquirido

Acá se incluye la descripción y otros aspectos relevantes sobre los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno. También servirá para incorporar descuentos aplicables, costos extra e instrucciones específicas sobre la entrega.

Firma o autorización

Por último, la persona que autorizó la orden debe firmar el documento para dar luz verde al proceso de pago.

¿Cómo crear un formato de orden de compra? ¡Mirá el paso a paso!

Paso #1. Personalizá la hoja de cálculo en Excel

Para empezar, en la parte superior del documento debés incluir el rótulo de “Orden de compra” de forma visible, junto con los datos de facturación para el proveedor, la fecha, dirección y número de orden.

Paso #2. Incorporá los distintos elementos

A continuación, creá dos columnas, una con los datos del vendedor —nombre, dirección, contacto, teléfono, correo electrónico, etc.— y otra con los datos de envío —nombre del destinatario y dirección—.

A continuación, añadí los elementos básicos antes mencionados de manera muy precisa para no generar confusiones. Especificá la cantidad de productos que estás solicitando y los precios definidos para cada uno, incluyendo descuentos, impuestos y costo de envío. Por último, podés incorporar una celda con comentarios o instrucciones especiales sobre el pedido.

Paso #3. Asegurate de que los datos son correctos

Después de ingresar los elementos de la orden, revisalos y, finalmente, guardá tu formato utilizando un nombre que te permita reconocerlo fácilmente.

¡Y listo! De esta manera ya tenés tu propio formato de orden de compra en Excel que podés ir cambiando según la información que sea más importante para tu negocio y adaptable para las necesidades que puedan surgir.

Ejemplo modelo de orden de compra

Modelo orden de compra

¿Cómo se emite correctamente una orden de compra?

  1. Enviá la solicitud al departamento de compras, indicando cuál es el artículo o producto que se quiere comprar y cuál es el propósito de dicha compra
  2. Localizá al proveedor más adecuado para esta compra, teniendo en cuenta el presupuesto disponible y las necesidades puntuales
  3. Confirmá que el proveedor recibió la orden y que puede cumplir con el pedido en tiempo y forma
  4. Procedé a la entrega y realizá el pago correspondiente

Emití tus de una forma fácil y rápida con Siigo|memory

Una orden de compra la podés hacer de dos maneras: manualmente, usando un formato; o bien, a través de un software especializado. Con la transformación digital cada vez son más las empresas que optan por este sistema, ya que resulta más fácil mantener estos documentos actualizados.

Teniendo en cuenta este aspecto, te recomendamos adoptar el Software para la Gestión de Inventarios de Siigo|memory. Nuestro sistema cuenta con diversas funcionalidades que te permiten:

  • Generar de forma automática las órdenes de compra que necesites
  • Conocer cuánto dinero tenés depositado en productos en stock
  • Organizar tus artículos por distintas variantes de producto
  • Administrar los pedidos pendientes por cliente o totalizado
  • Manejar de forma fácil diferentes listas de precios y mantenerlas siempre actualizadas
  • Facturar pedidos parciales o múltiples en un mismo documento

Lo mejor de todo es que Siigo|memory es un ERP pensado para integrar todas tus operaciones comerciales en un solo sitio, aumentando así la productividad de tu pyme. ¡Aprovechá todas las soluciones tecnológicas que tenemos para vos y maximizá la eficiencia de tu empresa! Conocé acá nuestros planes.

Como ves, una orden de compra es un documento muy importante al momento de adquirir cualquier producto o servicio, sobre todo si arrancaste con tu emprendimiento hace poco tiempo, porque eso te ayuda a tener un mayor control sobre los pedidos y a gestionar las relaciones con los proveedores.

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