Qué es un Sistema de Gestión Empresarial y cómo potencia tu negocio

Un Sistema de Gestión es, sin duda, una herramienta potente que toda pyme necesita para controlar su operación administrativa. Con ella se analizan los rendimientos, se administran los riesgos y se trabaja de manera más eficiente y sostenible. Si todavía no tenés uno para administrar tu negocio, te invitamos a descubrir en este artículo qué es y cuál es el ideal para vos.

¿Qué es un Sistema de Gestión Empresarial?

Los sistemas de gestión empresarial son programas diseñados para manejar las políticas y los procedimientos de una organización de manera eficaz.

Este mecanismo de gestión documenta cada uno de los procesos de la empresa. Aunque cada industria tiene sus propias necesidades, generalmente todos los sistemas de gestión deben tener las siguientes especificaciones:

• Organización
• Políticas de calidad corporativas
• Objetivos de la empresa
• Procedimientos contables
• Movimientos financieros
• Detalle de los productos y/o servicios
• Registro de clientes

¿Querés saber tipos de software podés usar en tu negocio? Entonces, te recomendamos leer este post.

Propósito de un Sistema de Gestión

El fin de implementar un sistema de este tipo es unificar la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Es importante que cada área tenga claro y definido tanto su objetivo como sus metas. Esto da la garantía de direccionar tu negocio más fácil y eficazmente.

Tipos de sistemas de gestión

Enterprise Resource Planning (ERP)

Es un sistema de planificación de recursos empresariales. Están compuestos por diversos módulos que recopilan y organizan información comercial clave y ayudan a las organizaciones a ejecutar operaciones ágiles y eficientes.

Si necesitás más información sobre qué es un ERP y cómo ayuda a tu empresa, te invitamos a leer nuestro contenido especialmente dedicado a este tema.

Customer Relationship Management (CRM)

Un software de gestión de relaciones o CRM es una herramienta que ayuda a las empresas a organizar y centralizar la información de sus clientes potenciales y existentes. También permite automatizar procesos repetitivos de ventas, marketing y servicio al cliente, agilizando los procesos y mejorando la rentabilidad.

Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)

Este software automatiza, controla, coordina y optimiza los procesos y actividades diarias de un almacén en cada una de las etapas logísticas, haciendo que todo sea más eficiente y preciso.

Algunas de las funcionalidades clave de un sistema de este tipo incluyen el rastreo de los niveles de stock, creación de órdenes de compra y reportes detallados sobre el movimiento de los productos.

Sistema de Gestión Documental (SGD)

Los SGD permiten el manejo eficiente de los datos y los archivos de una organización. Estos son sistemas rastrean y almacenan grandes volúmenes de documentos, imágenes, video o audio, garantizando una información organizada y centralizada.

Gestión de Procesos Empresariales (BPM)

Los sistemas BPM se utilizan en el entorno empresarial para gestionar, medir y optimizar las operaciones de las organizaciones, desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento. Son soluciones específicas que reducen el tiempo que se dedica a cada proceso y se adaptan a las necesidades de los usuarios.

Descubrí en este artículo cómo optimizar la gestión de recursos humanos en tu empresa con procesos y sistemas eficientes.

Business Intelligence (BI)

Los sistemas de Business Intelligence sirven para recopilar, procesar y analizar infinidad de datos para que las organizaciones puedan tomar decisiones empresariales tácticas y estratégicas.

Sistema	Características destacadas	Ventajas diferenciales
Enterprise Resource Planning (ERP)	Funciones modulares Capacidad de integración Gráficas e informes para el análisis de datos	Interfaz intuitiva Actualizaciones constantes Fácil mantenimiento
Customer Relationship Management (CRM)	Gestión de ventas, marketing y atención al cliente Automatiza tareas repetitivas Recopila estadísticas detalladas sobre la actividad global	Centraliza el acceso a los documentos Herramientas de colaboración entre equipos Permite el acceso desde cualquier dispositivo
Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)	Automatiza la entrada de datos Optimiza la gestión del inventario Control preciso de los niveles de stock	Se adapta a las particularidades de cada empresa Acceso fácil y directo a la información Compatibilidad con otros ERP
Sistema de Gestión Documental (SGD)	Almacena y organiza documentos en un repositorio central Acceso a la Nube (Internet) Copias de seguridad automáticas	Facilita la búsqueda de documentos Mejora de la colaboración Reduce los costes de almacenamiento
Gestión de Procesos Empresariales (BPM)	Automatiza los procesos empresariales Gestión de procesos Herramientas de análisis integradas	Funciones colaborativas Monitorización de KPI en tiempo real Posibilidad de integrarse con otras aplicaciones
Business Intelligence (BI)	Integra datos de diversas fuentes Garantiza el cumplimiento normativo Capacidades analíticas avanzadas	Almacena información de forma centralizada Mejora la comunicación entre departamentos Proporcionan gráficos, tablas y visualizaciones interactivas

Ventajas de un Sistema de Gestión

Las pymes que eligen un sistema de gestión como el de Siigo|memory para ejecutarlo en su empresa, mejoran su servicio al cliente, aumentan su rendimiento, ahorran costos, incrementan sus clientes nuevos y fidelizan más fácilmente a los ya existentes. Veamos de forma más detallada estos y otros beneficios de implementar un sistema de gestión en tu negocio:

1. Ahorro de esfuerzo y costos

Se eliminan tareas repetitivas y se vuelve innecesario el uso de papel, porque los documentos se gestionan digitalmente.

2. Aumento en el grado de satisfacción

Las actividades diarias se vuelven más fáciles de ejecutar. Se agiliza el proceso de compra y los clientes son más felices.

3. Mejora en el clima organizacional

Con un programa de gestión se unifican los procesos y gracias a esto, mejora la relación entre los trabajadores y su comunicación interna.

4. Correcta utilización de recursos tangibles e intangibles

Los recursos se administran mucho mejor, ya que cada proceso se puede organizar digitalmente.

5. Mejor desempeño financiero

La gestión administrativa y financiera mejora considerablemente. El sistema contable permite llevar las cuentas, ingresos, egresos y movimientos de dinero organizadamente.

6. Conocimiento detallado de la información en tiempo real

Los sistemas de gestión mantiene la información actualizada. Se generan informes con datos financieros, comerciales y administrativos. Esto permite tomar decisiones acertadas en cada proceso.

7. Disminución en el tiempo de respuesta

Con la eliminación de tareas manuales se automatizan actividades como la notificación de entrega y la aceptación de facturas.

8. Sincronización de los propósitos de cada área con la visión de la empresa

Un sistema, software o programa de gestión encaja perfectamente en las nuevas tecnologías empresariales. Al facilitar los procesos permite que la compañía camine más rápido hacia la meta.

Los 5 desafíos que enfrentan los empresarios al gestionar sus negocios

Sabemos que, como empresario, tenés múltiples obligaciones internas (con los trabajadores) y externas (con los clientes). Por eso es necesario implementar un sistema de gestión especializado, que te ayude a responder a estos compromisos de manera adecuada.

A continuación, vamos a mencionar los retos más comunes que enfrentan los emprendedores como vos. Son desafíos extenuantes para una persona, pero fáciles de superar para un sistema de gestión:

1. Satisfacer los requerimientos de los clientes
2. Cumplir con la normatividad y regulaciones del gobierno
3. Administrar impecablemente la empresa
4. Hacer que la empresa mejore todos sus procesos
5. Aumentar sus ingresos

Conocé en este post los 6 beneficios de utilizar un software administrativo en tu empresa. 

¿Cómo implementar un Sistema de Gestión?

Para que tu empresa pueda avanzar hacia un mayor crecimiento, es indispensable tener una sólida herramienta de gestión empresarial. Pero, implementar sistemas de este tipo es un proceso altamente complejo, por eso acá te compartimos los pasos para lograrlo con éxito.

1. Identificá las necesidades de la organización: Si has decidido incorporar esta tecnología a tu empresa, lo primero que debés hacer es empezar por detectar cuáles son esos procesos o áreas que ya no son tan eficientes, o en los que los colaboradores están teniendo problemas para cumplir en tiempo y forma con sus tareas. Se recomienda además en esta etapa determinar los recursos, tanto técnicos como humanos, que se van a necesitar para el desarrollo del proyecto.
2. Definí el alcance del sistema de gestión: la elección de un software de gestión debe responder a los requerimientos y necesidades específicas de la empresa. Por ejemplo, si estás arrancando con tu emprendimiento, quizá puedas optar por sistemas que te permitan integrar otras funciones o módulos personalizables a medida que tu empresa crece.
3. Proporcioná capacitación y recursos: el personal involucrado necesita recibir una formación para que tenga claro de qué se trata este nuevo sistema y qué beneficios traerá a su labor diaria y a la empresa.
4. Establecé un sistema de seguimiento y medición: este es uno de los requisitos principales, ya que así podés resolver problemas técnicos, asegurarte que los empleados se sientan cómodos utilizando el sistema y que continúan obteniendo el máximo valor de la solución ERP.

Facilitá tu gestión empresarial con Siigo|memory

El Software de Gestión Empresarial de Siigo|memory te permite tener el control de diferentes áreas como Nómina, Comercial, Ventas, Cobranza, Flujo de Caja e incluso el área contable. Pero eso no es todo: con nuestro sistema tenés toda esta información en la Nube. Así tus datos estarán asegurados y no se perderán.

Centralizar tu información en la Nube te permite controlar en tiempo real y desde cualquier dispositivo todas las operaciones de tu emprendimiento, sin necesidad de estar en tu oficina.

Entre muchas razones, nuestros clientes prefieren nuestra Solución por:

• Tienen un software potente con facturación electrónica
• Pueden innovar constantemente en sus negocios
• Mantienen su información y la de sus clientes seguros en Internet
• Obtienen múltiples beneficios a bajo costo
• Es un software intuitivo, práctico y fácil de manejar
• Reciben apoyo para una gestión mejorada de servicio al cliente

Ahora que ya conocés las ventajas del Sistema de Gestión, ¡no esperes más para transformar tu negocio!