Plan de cuentas: ¿qué es y cómo utilizarlo para un mejor control de tu negocio?

Un plan de cuentas es un documento que permite recopilar un conjunto de cuentas para registrar y ordenar todos los procesos contables de una empresa. Te será útil para conocer el estado financiero del negocio, tener control sobre los movimientos y, claro, ¡tomar mejores decisiones! ¿Qué tal aprender más sobre esta herramienta? En este artículo, te explicaremos qué es un plan de cuentas, su importancia, estructura y cómo puede ayudar a tu empresa. ¿Lo vemos?

¿Qué es un plan de cuentas?

Es el listado de todas las cuentas que una empresa maneja dentro de su proceso de contabilidad; en él se refleja el panorama de los activos y pasivos, así como de los ingresos y gastos. Se trata de llevar un registro ordenado de toda la información financiera y de contar con los insumos para la elaboración de importantes estados financieros, como el balance general, el estado de resultados, estado de patrimonio o el flujo de caja.

¿Para qué sirve un plan de cuentas?

El plan de cuentas de una empresa tiene como objetivo aportar orden a los registros de las operaciones, haciendo más fácil su posterior análisis. Asimismo, este proceso es clave para la gestión y planificación estratégica efectiva. Básicamente, la importancia del plan de cuentas se traducen en que:

• Ayuda a tener estructura y organización. Todas las cuentas están agrupadas y segmentadas para que la información sea transparente y útil para todos los miembros de la empresa
• Facilita conocer datos relevantes. Esto lleva a tomar decisiones más planificadas para la empresa y no dejar escapar oportunidades de crecimiento
• Es un elemento de apoyo para establecer y guiar acciones más específicas de acuerdo con el panorama actual de la organización y entender el porqué una cuenta aumenta o reduce su saldo
• Brinda mayor control sobre las finanzas. Al tener en una lista todos los movimientos de la organización es más sencillo comparar estados financieros de un período a otro y realizar un seguimiento de las transacciones

Principales características del plan de cuentas

Es importante que dicho plan tenga las siguientes características:

1. Debe ser sistemático, es decir, tener un orden que vaya de lo general a lo particular, sin excluir ningún detalle
2. Emplear términos claros y asignar nombres únicos a cada cuenta, para que no haya confusiones
3. Debe ser flexible, es decir, estructurarlo de manera que permita agregar o eliminar cuentas nuevas cuando sea necesario
4. Admitir la codificación y agrupación de las cuentas. Uno de los sistemas más usados para este propósito es el numérico decimal (1. – 1.1 – 1.1.1 – 1.1.2) que permite hacer agrupaciones ilimitadas
5. Es ideal que el plan de cuentas esté acompañado de un manual con instrucciones sobre cómo leer y utilizar su contenido
6. Las cuentas contables deben estar organizadas conforme a su naturaleza, a fin de que el tipo de transacción realizada sea identificable

¿Querés llevar una contabilidad ordenada y tomar mejores decisiones en tu empresa? Acá te dejamos un post completo que te enseña qué es una nota de débito y cuándo debés emitirla. ¡No dejes de leerlo!

¿Qué debe contener un plan de cuentas?

Para desarrollar un buen plan de cuentas es necesario contemplar cinco elementos en su estructura: grupo, subgrupo, cuentas, subcuentas y auxiliares. Veamos en qué consiste cada uno:

Grupos

Corresponde al elemento más amplio y hace referencia a las cuentas del balance general o cuentas reales, porque siempre están abiertas por más de un período contable, conservando sus balances. Estas se registran de la siguiente forma: activos, pasivos y patrimonio o capital.

También están las cuentas nominales o cuentas del estado de ganancias y pérdidas, que se cierran cuando se finaliza cada período contable; luego de esto su balance o registro inicia desde cero. En este apartado están: ingresos, costos y gastos.

Subgrupo

Aquí hablamos de las cuentas que son propias de cada grupo, como los activos corrientes, activos no corrientes, pasivos corrientes, pasivos a largo plazo o las utilidades retenidas.

Cuenta

Abarca todas las cuentas contables que componen los subgrupos, como Caja y Bancos o Maquinaria.

Subcuenta

Se clasifican en función de cada uno de los elementos que componen una cuenta, incluyendo el detalle del DEBE (débito que se registra en el lado izquierdo de la cuenta) o el HABER (crédito que se ubica en el lado derecho de la cuenta) y el saldo.

Auxiliares

Son los elementos de cada subcuenta registrados en detalle, haciendo mucho más fácil la visualización, registro y sistematización de las operaciones financieras producidas por la empresa.

Ejemplo de un plan de cuentas

Te mostramos cómo hacer tu plan de cuentas con este pequeño modelo:

IMPORTANTE: Acordate de que cada negocio es único y dependiendo de la actividad comercial y de las necesidades de información, podés agregar nuevas cuentas a tu plan de las que definiste al inicio.

Si querés llevar un control riguroso de las operaciones de tu negocio, no dejes de acceder a este artículo en el que te contamos todo sobre la conciliación bancaria.

¿Qué herramienta puede ayudarte en la gestión de tu contabilidad?

El uso de un software especializado como Memory Conty transformará por completo la forma en la que llevás los procesos contables y administrativos de tu negocio. Ya no será necesario dedicar tanto tiempo y esfuerzo a registrar valores manualmente, ahora es posible ordenar y actualizar automáticamente toda la información con un simple clic, mientras ganas tiempo para dedicarlo al análisis de los resultados. Gracias a sus funcionalidades podés generar de forma rápida datos como:

• Libro Diario y Libro Mayor tanto en forma analítica como en forma resumida
• Saldos mensuales y acumulados de las cuentas
• Balances a 4 y 8 columnas
• Estados contables y financieros configurables
• Estados de situación patrimonial y de resultados

Por otro lado, apoyate en la labor de un contador que tenga los conocimientos y habilidades necesarias para asesorarte en la toma decisiones estratégicas que te permitan seguir creciendo y que te aconseje sobre qué camino debés tomar para evitar problemas que afecten tus finanzas de forma negativa.

No esperes más, aprovechá este poderoso sistema y recibí el apoyo que necesitás para que tu empresa siga creciendo. Conocé nuestros planes haciendo clic acá. Esperamos que este post haya sido útil para poner manos a la obra en tu plan de cuentas y empezar a tener información precisa acerca de tu negocio.