¿Qué es el cierre contable y cómo se hace?

Con el nuevo año a la vuelta de la esquina, seguro que ya estás pensando en cómo preparar el cierre contable de tu negocio. Ahora bien, no es una tarea fácil, por lo que quizá todavía no sabés por dónde empezar. ¡No te asustes! Para despejar tus dudas sobre el tema elaboramos este artículo para contarte en qué consiste este proceso y obtengas consejos para hacerlo de forma exitosa. ¡Manos a la obra!

Antes de hablar del cierre contable, es necesario aclarar qué es el ejercicio contable.

El ejercicio contable —también conocido como año contable— podemos definirlo como el período de tiempo en el cual se mide la situación financiera y contable de una empresa. Generalmente, coincide con el año natural, es decir, va del 1 de enero al 31 de diciembre.

El ejercicio contable puede dividirse en periodos mensuales, trimestrales o semestrales con el fin de ver el progreso logrado, comparar los datos y hacer un mejor análisis de los resultados.

Entonces, ¿qué es el cierre contable?

El cierre contable es el proceso mediante el cual se cancelan todas las cuentas de resultados (ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) para posteriormente trasladar esa información a las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio), y así determinar el resultado económico del ejercicio y cuantificar los gastos o utilidades.

En palabras simples, con el cierre contable las empresas pueden dejar en cero los saldos de las cuentas de pérdidas o ganancias para iniciar con el registro de las operaciones de un nuevo ejercicio.

Entre las principales características del cierre contable destacan:

• Es una herramienta clave para la planificación y toma de decisiones en cualquier compañía
• Es una labor indispensable para que puedas iniciar un nuevo ejercicio económico
• Sirve para conocer el funcionamiento real del negocio y detectar inconsistencias
• Te permitirá conocer con anticipación el comportamiento financiero de la empresa y los impuestos anuales que pagarás

¿Querés llevar una contabilidad ordenada y tomar mejores decisiones en tu empresa? Acá te dejamos un post completo que te enseña qué es una nota de débito y cuándo debés emitirla. ¡No dejes de leerlo!

Pasos para un cierre de ejercicio contable exitoso

Ahora que tenés en claro qué es un cierre contable anual, vayamos al paso a paso.

Paso #1: Realizá el balance de comprobación de sumas y saldos

Este instrumento contable sirve para verificar que los saldos registrados en el DEBE y en el HABER sean iguales en todas las cuentas. Es una forma simple de saber si los valores del Libro Diario se asentaron correctamente en el Libro Mayor.

Además, el balance de comprobación de sumas y saldos aporta información útil sobre la situación de la empresa en un momento concreto y servirá para, además, detectar posibles errores en la contabilidad.

Este documento puede ser elaborado de dos formas: por totales o por saldos.

• Por totales. Acá se recogen el total de cargos y el total de abonos de cada cuenta en el Libro Mayor, y luego se formula el balance de comprobación a dicha fecha, añadiendo los nombres de las cuentas y los totales de sus cargos y los de sus abonos. Una vez sumados todos los cargos y abonos, estos deberán ser iguales.
• Por saldos. En este caso, una vez realizados los asientos correspondientes, se debe determinar cuál es el saldo en cada cuenta, este estará determinado por la diferencia entre el DEBE y el HABER. Al finalizar, las sumas de las cuentas del saldo deudor deberán ser iguales a la suma de las cuentas del saldo acreedor.

 

Paso #2: Elaborá el asiento de regularización

Consiste en saldar todas las cuentas de ingresos y gastos para obtener el resultado del ejercicio. Dicha regularización contempla:

• amortizaciones
• pérdidas o deterioros
• variaciones de existencias
• periodificación contable
• elaboración de pérdidas y ganancias
• cierre de las cuentas

 

Paso #3: Reclasificá las cuentas

En este paso del cierre contable lo que se hace es volver a clasificar aquellas cuentas que se encuentren categorizadas erróneamente, en especial aquellas deudas de la empresa que quedaron pendientes por cobrar.

Paso #4: Registrá la periodificación de ingresos y gastos

Con la periodificación contable se busca determinar a qué periodo económico en concreto pertenece cada gasto o ingreso. Este proceso se basa en el principio de devengo, en el que se imputan los ingresos y los gastos según la realidad, independientemente del momento en el que se vayan a cobrar o pagar.

Paso #5: Hacé un recuento de las existencias

Al hacer el cierre contable, también debés considerar el inventario. Comenzá por restar el stock actual a las compras hechas durante el año y comprueba que el resultado coincida con las existencias reales.

Aprovechá también para leer nuestro post sobre kardex de inventario, una herramienta que te ayudará a controlar las mercancías en tu negocio.

Paso #6: No te olvides de la conciliación bancaria

Básicamente, se trata de comparar la cuenta de bancos con los registros que las entidades financieras proporcionan, así podrás detectar si existen movimientos pendientes de cobro o gastos no contemplados. Tené en cuenta que si hay un descuadre y es por un error del banco (algo que no es común) podés hacer la respectiva reclamación.

A través de la conciliación bancaria podés saber en qué se ha gastado, verificar las transacciones y tener una mayor trazabilidad de tu negocio.

Paso #7: Considerá el valor de las amortizaciones

Acá necesitás estudiar e identificar cuál es el valor de los activos del negocio para registrar la amortización de estos elementos como inversiones y no como gastos corrientes.

Paso #8: Revisá cada fecha en el Libro Mayor

El Libro Mayor es el documento en el que se registran, de manera ordenada e individual, los ingresos, gastos y demás movimientos de las cuentas contables de una empresa. Al revisarlo, podrás detectar operaciones no contabilizadas y corregir errores contables.

Paso #9: Creá los asientos contables

El paso final consiste en cerrar las cuentas que tengan saldo pendiente. Estos asientos contables incluyen las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y de producción. Existen dos tipos de asientos:

• Asientos de apertura. Se elaboran al inicio de cada mes para registrar las operaciones financieras del nuevo periodo
• Asientos de cierre. Se hacen al finalizar un periodo contable para trasladar el resultado económico del ejercicio a la respectiva cuenta patrimonial

Recuerda que hacer este ejercicio mensualmente te permitirá identificar posibles errores y solucionarlos a tiempo. Asimismo, ten presente las particularidades de tu empresa al llevar a cabo el cierre contable.

¿Querés saber cómo reducir los gastos en tu empresa? Hacé clic acá y no te pierdas estos 3 consejos que te proponemos.

Consejos para hacer un cierre contable de forma exitosa

1. Asegúrate de contar con información fiable antes de comenzar

Antes de empezar, validá que disponés de la información contable confiable y que contás con los respectivos soportes para llevar a cabo con éxito el cierre contable.

2. Actualizá tus datos y elaborá balances cada mes

Para que haya un cierre contable anual deben existir doce cierres mensuales, lo que significa que este proceso debe llevarse a cabo cada mes, de preferencia en los mismos días para que al finalizar tengas una mejor lectura de los datos obtenidos y la comparación que realices sea óptima.

3. No omitas ninguna operación

El objetivo es que no descuides ningún detalle y que el resultado final del cierre contable se vea afectado. Además, al considerar toda la actividad contable de tu negocio, podrás tener una panorámica más precisa, completa y fidedigna para iniciar un nuevo ejercicio.

4. Analizá los resultados y establecé nuevos objetivos

Ten presente lo importante que es evaluar tus procesos y políticas contables. Se trata de un paso fundamental no solo para adaptarse a los cambios en el mercado, sino para renovar el foco y revitalizar el ritmo de crecimiento de tu compañía.

5. Asegurá el funcionamiento contable de tu negocio con un sistema en la Nube

Si aún manejás tu contabilidad en Excel o llevás tus registros a mano, te recomendamos incorporar un software contable para simplificar todo este proceso. No solo reducís las horas de trabajo, sino que evitás errores u omisiones.

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Ahora que ya sabés cómo hacer tu cierre contable con precisión y efectividad, te invitamos a conocer todas las Soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo|memory para hacer más simple este proceso. Conocé acá nuestros planes.