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Guía definitiva sobre la Facturación Electrónica para empresas y profesionales

Mega guía sobre Facturación Electrónica en Uruguay

La facturación electrónica en Uruguay se hace obligatoria desde 2015, permitiéndole a las empresas reducir sus costos, agilizar su gestión, disminuir la posibilidad de cometer errores en los comprobantes que emiten y los datos se almacenen de forma segura.

Si vos también querés implementar el sistema de facturación electrónica en tu negocio, ¡seguí leyendo!, aquí te contaremos todo lo relacionado con la facturación electrónica para que determines si estás o no obligado a ingresar al régimen y mucho más. No te lo pierdas que esto recién empieza.

¿Qué es la Facturación electrónica?

La facturación electrónica es el régimen decretado, por la Dirección General Impositiva (DGI), mediante el cual se permite y exige a las pequeñas y grandes empresas emitir de forma electrónica los documentos que tradicionalmente se presentan de forma física o en papel, y los cuales soportan las ventas o transacciones comerciales de un negocio o entidad.

Así, por cada operación realizada se emitirá un Comprobante Fiscal Electrónico (CFE) que tendrá la misma validez legal y tributaria que tienen los documentos expedidos en papel. De este modo, se genera el intercambio de documentación entre el emisor (empresa), el receptor (cliente) y el DGI (entidad encargada de validar el documento).

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¿Cómo funciona?

Para cumplir debidamente con la norma de facturar electrónicamente y las exigencias es necesario, que el contribuyente o emisor cumpla con el proceso de registro administrativo y de certificación ante la DGI. Para ello debe:

  • Conocer la normatividad completa acerca de la facturación electrónica
  • Ser contribuyente pasivo de algunos de los impuestos regulados por el DGI
  • Tener un proveedor tecnológico para la emisión de los comprobantes
  • El emisor debe contar con certificado digital y firma electrónica para poder expedir documentos electrónicos.
  • El contribuyente debe manejar diferentes autorizaciones de emisión para numerar sus facturas electrónicas y poder luego declararlas ante la DGI, una vez la entidad las haya autorizado.
  • La factura debe estar estructurada bajo formato XML según construcción ordenada por la DGI.

La facturación electrónica debe ser guardada durante 5 años tanto por el emisor como por el receptor de la misma.

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¿Qué dice la norma sobre facturar electrónicamente?

Según la Resolución DGI N.º 798 de 2012 se decreta un nuevo régimen de facturación mucho más moderno y seguro que permite sustituir de manera paulatina la documentación tradicional en papel por documentación electrónica.

Donde se promueve el uso del documento digital generado y firmado electrónicamente que tiene la misma validez legal y tributaria de las facturas y otros documentos realizados en papel.

El nuevo régimen basa su funcionamiento en la participación de 3 actores: DGI, emisor y receptor; donde el primer actor, quien es el principal responsable de la recaudación de los impuestos en Uruguay, asume un nuevo rol como entidad facilitadora del comercio electrónico en el país y de los respectivos trámites hechos por las empresas para dicho fin.

Por otro lado, los emisores electrónicos son las empresas u organizaciones autorizadas por la DGI a generar los comprobantes fiscales electrónicos y los receptores son quienes, como lo indica su rol, reciben los documentos emitidos.

La norma también indica que dicha documentación contará con una firma electrónica avanzada que garantiza la autenticidad e integridad de cada comprobante, disminuyendo, al mínimo, las posibilidades de que pueda alterarse sin ser detectada. Lo que elimina las posibilidades de error y fraude garantizando la autoría del documento.

Conceptos que no podés olvidar

Para entender y adentrarte en el mundo de la facturación electrónica en Uruguay te presentamos estos conceptos que no podés olvidar:

Conceptos clave sobre factura electrónica

eFactura:

Es el documento electrónico que refleja una operación de venta o compra y hace que la comercialización de productos o servicios sea mucho más efectiva.

eTicket: 

Es el comprobante electrónico que se entrega al cliente o consumidor final, personas físicas sin RUC o se usa para las exportaciones de productos y servicios.

eRemitos:

Es el documento en el que se soportan los movimientos físicos de las mercancías.

eFactura de exportación:

Como su nombre lo indica, este tipo de documento electrónico permite dar soporte a las transacciones de exportación de productos o servicios.

eResguardo:

Son documentos emitidos para respaldar transacciones y retenciones de impuestos realizadas por los contribuyentes.

Notas crédito y débito:

Este tipo de notas sirven como documentos correctivos de las facturas, tickets o cualquiera de los documentos mencionados anteriormente. En otras palabras, dichas notas son utilizadas para ajustar total o parcialmente los comprobantes.

La nota crédito, por ejemplo, se encarga de corregir la baja de dinero del documento o, en palabras más simples, de restar plata del documento electrónico original.

La nota débito, por su lado, ajusta el alza o aumento de dinero del primer comprobante emitido.

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¿Desde cuándo se hace obligatoria la factura electrónica en Uruguay?

El régimen de facturación electrónica en el país se implementa desde el año 2012 y el plazo para la universalización del sistema estaba fijado para un período de 7 años, siendo el 2019 el plazo final para que todas las empresas se convirtieran en emisoras de dichos comprobantes.

Al principio la DGI dejó que este régimen se implementara de manera voluntaria por los empresarios uruguayos, sin embargo, con el tiempo la DGI decretó que este sistema se efectuara de forma obligatoria.

Más adelante, el 8 de agosto de 2019, la DGI publicó una reforma en la Resolución 3012/15 del 30 de julio de 2015, la cual señala que los sujetos pasivos cuyas ventas superen las 305.000 UI o 1.500.000 pesos al finalizar sus actividades y/o ejercicio del año civil, a partir del 1 de enero de 2019, deben postularse como facturadores electrónicos de acuerdo a las siguientes fechas:

  1. Primer semestre del año siguiente hasta el 1 de febrero del año civil.
  2. Segundo semestre del año siguiente hasta el 1 de agosto del año civil.

No te podes perder el ingreso obligatorio al régimen de facturación electrónica

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

En Uruguay, a diferencia de otros países, todas las empresas están obligadas a ingresar al sistema de facturación electrónica, también conocido como régimen de documentación de operaciones mediante Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE).

Esto con el fin de favorecer el comercio electrónico de las empresas y mitigar el costo de los procesos de documentación interna. El hecho de que todos los empresarios uruguayos estén obligados a implementar facturación electrónica es una oportunidad perfecta para crecer, agilizar los procesos administrativos y brindar una mejor experiencia a los clientes.

Te contamos mas sobre las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas 

Requisitos de la facturación electrónica

Dentro de los principales requisitos para implementar facturación electrónica están:

  1. Saber en qué consiste la ley sobre facturación electrónica decretada y publicada por el DGI en el Portal de eFactura.
  2. Contar con el sistema de facturación electrónica, lo que implica:
    • Certificado electrónico válido
    • Software para la emisión de los CFE
  3. Ser contribuyente de IVA, IRAE o usuario directo o indirecto de la zona franca para poder solicitar CFE.
  4. Los sujetos pasivos no contribuyentes de los impuestos anteriores y usuarios de zona franca, solo pueden solicitar e-Resguardo.
  5. Haber registrado los datos en el RUC actualizados.
  6. No tener antecedentes judiciales por la DGI que estén en trámite.

Contar con dos direcciones de correo electrónico que sean de uso exclusivo para facturación electrónica: uno para comunicación directa con el DGI y el otro para contacto con otros emisores electrónicos en el envío de los CFE que sean emitidos con sus respectivos mensajes que soporten la entrega de los mismos.

Si querés saber cómo postularte a facturación electrónica en solo 3 pasos, entonces este artículo te puede interesar.

¿Cómo es la facturación electrónica para profesionales?

A medida que transcurre el tiempo la DGI va incrementando cambios y reformas a la ley, un ejemplo claro de ello es que, en los últimos años, se ha incorporado a todos los profesionales que presten servicios personales sobre $100.000 pesos mensuales como obligados a cumplir con el régimen de facturación electrónica.

Por esto, los profesionales deben contar con un proveedor tecnológico de facturación electrónica que les permita centralizar la información de sus clientes, optimizar procesos, minimizar tareas operativas y vivir la experiencia de cambiar la facturación en papel a la electrónica.

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Y al igual que sucede en las empresas, las facturas electrónicas emitidas por los profesionales presentan idéntica validez, ante todos los organismos legales y tributarios, que las facturas impresas. Cumpliendo con toda la normativa vigente y requerimientos de la DGI.

Conocer más sobre la facturacion electronica dgi normativa

Conoce cómo funciona la Facturación electrónica para pymes

En este caso, la facturación electrónica para todas las pymes que se encuentren bajo el empresas Literal E están autorizadas de pagar un porcentaje de sus ventas en lugar de una cuota fija, esto sí, y solo sí ingresan al régimen de facturación electrónica.

El DGI decretó que el valor a pagar siempre será menor a la cuota fija que acostumbraban durante el año.  En otras palabras, con este nuevo beneficio las pymes pueden abonar el 3,3% de las ventas que realicen durante el mes, reduciendo de manera definitiva su aporte.

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Facturación electrónica POS

La facturación electrónica POS pone a disposición del empresario soluciones tecnológicas que le permiten facturar y administrar su punto de venta desde el mismo sistema POS. Es decir, desde allí, los dueños de negocios pueden emitir e imprimir la factura electrónica, así como, su voucher de venta.

Al implementar la factura electrónica POS no solo se cumple con los requisitos exigidos por la DGI, sino, además, el empresario puede tener acceso a la información de su cliente de manera automática. Por otro lado, la facturación electrónica POS permite gestionar la empresa desde un software administrativo y optimiza los procesos al registrar, productos, servicios o precios.

Plazos y calendario para implementar Facturación electrónica

Una de las preocupaciones más comunes entre los obligados a facturar electrónicamente es, sin duda, el plazo para implementar el régimen en las organizaciones. Por eso, es fundamental que sepas que, aunque es una estrategia que se planteó desde el año 2012, el calendario oficial de postulación se publica y hace obligatorio a partir del 2015.

En la siguiente tabla te mostramos los plazos de postulación e implementación de acuerdo a la facturación anual de la empresa. Tené en cuenta que para ello se consideran las transacciones netas del ejercicio durante el año civil, sin incluir el IVA.

Plazos para factura electrónica

Evitá sanciones por no postularte al régimen de facturación electrónica

Es fundamental que cumplas con los plazos establecidos por la DGI para la postulación al régimen de factura electrónica no solo porque podrás disfrutar de las ventajas que trae para tu empresa, sino porque te evitarás sanciones como:

  • La DGI contempla una multa de 100 dólares por cada factura emitida por fuera del régimen de facturación electrónica.
  • Te será suspendido el Certificado Único y sin él no podrás realizar trámites bancarios.
  • Tendrás dificultades para contratar con el Estado.
  • No te será posible acceder al comercio electrónico.
  • No podrás llevar a cabo operaciones de comercio exterior.
  • Tampoco podrás prestar servicios tercerizados.

Ahora que sabés las implicaciones que trae el no postularte como facturador electrónico no corras riesgos. En la actualidad, facturar electrónicamente es un requisito indispensable para llevar a cabo tu actividad económica. Además, tenés un montón de herramientas para ingresar a este sistema, así que aprovechá, cumplí con lo dispuesto por la ley y permití que tu empresa se una a esta revolución tecnológica.

Lo que debés saber sobre el certificado digital en la facturación electrónica

El certificado digital hace referencia a un documento que soporta la identidad de una persona física o una empresa en el mundo electrónico mediante datos como número y tipo de documento; nombres y razón social.

En Uruguay, este certificado se presenta a través de una firma electrónica, es decir, un sello virtual que legaliza el comprobante electrónico y da parte de seguridad al certificar que realmente sos vos quien emite dicho documento.

La firma o certificado digital se da en formato de código que tu proveedor electrónico debe emitir con una validez de 1 a 2 años, siendo obligatorio renovarla al momento de su vencimiento; adicionalmente, cada empresa tendrá una firma electrónica única que irá cambiando conforme se vaya renovando.

Beneficios de tener facturación electrónica en las empresas

Dentro de los principales beneficios que trae la facturación electrónica en Uruguay se encuentran:

Beneficios de facturar electrónicamente

Estos son solo algunos de los beneficios que resultan de implementar facturación electrónica en las empresas. Por otro lado, existen algunos contribuyentes de menor capacidad económica para los que la DGI ha implementado el régimen de beneficio fiscal al obtener facturación electrónica.

Beneficio fiscal para contribuyentes de menor capacidad económica

El beneficio para estos contribuyentes funciona como devolución del pago mensual que realizan a los proveedores que se encuentran en el Registro de Proveedor Habilitado (Normativa: Decreto N.º 206/019 y Resolución DGI N.º 3738/019).

Algunos de los beneficiados pueden ser:

  • Contribuyentes responsables de IVA mínimo, IVA Servicios personales, IRAE o IMEBA
  • Personas que estén tributando IVA mínimo, o
  • Contribuyentes de IVA Servicios personales, IRAE o IMEBA con ingresos inferiores a 750.000 UI o $3.273.975 en el ejercicio del año civil anterior.

La cifra máxima de la devolución es de 80 UI mensuales o $349 y se aplica sobre los servicios contratados entre el 01 de noviembre de 2019 y el 31 de diciembre de 2022.

Proveedores de facturación electrónica

Los proveedores de facturación electrónica en Uruguay deben tener como requisito fundamental estar avalados por la DGI. Estos por lo general son personas jurídicas autorizadas para prestar el servicio de emisión y recepción de facturas, brindando condiciones de seguridad fiscal al mejorar el intercambio de CFEs a través de procesos digitales estandarizados.

Los proveedores tecnológicos están autorizados de manejar el proceso de facturación electrónica dentro del territorio uruguayo, por lo que los contribuyentes pueden emitir, firmar, enviar sus facturas electrónicas a todas partes del país y además almacenarlas de manera segura y sencilla desde el sistema.

Estos son algunos de los facturadores electrónicos en Uruguay.

  • Memory, impulsado por Siigo S.A.S (Recomendado) Cumple con todos los requisitos exigidos por la DGI
  • ZETASOFTWARE Sociedad Anónima
  • Datalogic software
  • Surtec software
  • ESOLUCIONES
  • Avanzar Informática
  • MONTEVIDEO COMM
  • GS1 URUGUAY
  • BIT Sistemas

 

Topes de facturación

Cada uno de los proveedores tecnológicos tiene distintos planes y costos para que los empresarios y profesionales puedan postularse e implementar el régimen de facturación electrónica en sus empresas o actividades.

Te invitamos a conocer mas sobre las empresas de facturación electrónica en Uruguay

Suelen ser programas económicos que están al alcance de todos y hacen que el acceso al sistema de forma fácil y rápida sea posible, además, dichos costos permiten que quienes no están facturando electrónicamente lo hagan y eviten posibles sanciones.

La mayoría de estos topes en la facturación van desde los $0 hasta los $1.490. Sea cual sea la cifra que se elija, el proveedor está en la responsabilidad de ofrecer un servicio que cuente con los requerimientos de la DGI y brinde al contribuyente la posibilidad de dar a sus clientes el mejor servicio.

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