¿Qué es una e-Factura?

La e-Factura no es solo una alternativa a la factura tradicional en papel, también es una poderosa herramienta de transformación digital que garantiza la transparencia de las transacciones comerciales y asegura una mejor gestión para pymes, empresas y profesionales.

Por eso, en este artículo te contamos todo sobre la e-Factura: definición y elementos que la componen; así como su importancia. Además, aprenderás a emitir fácil y rápido tus facturas para que ahorres valioso tiempo.

¿Qué es y funciona la e-Factura?

La e-Factura es un documento digital que tiene la misma validez legal y tributaria que la factura física o en papel, pero que se expide y se recibe en soporte electrónico. Este Comprobante Fiscal Electrónico (CFE), al igual que sus notas de corrección, sirve como soporte de las transacciones de venta de bienes y/o servicios entre contribuyentes (B2B).

¿Cuáles son sus beneficios?

La e-Factura o factura electrónica ofrece múltiples beneficios que van más allá del simple cumplimiento normativo. A continuación, exploramos algunos:

• Eficiencia administrativa: la digitalización de las facturas reduce significativamente el tiempo y los recursos empleados para generar, enviar y archivar documentos. Esto permite a las empresas centrarse en actividades más productivas y estratégicas.
• Cumplimiento fiscal: al emitir e-Factura se asegura el cumplimiento, evitando sanciones y problemas legales.
• Sostenibilidad ambiental: su formato electrónico contribuye a la reducción del impacto ambiental y promueve prácticas comerciales más sostenibles.
• Transparencia: el Régimen de Facturación Electrónica te permite mantener un registro detallado de las facturas y los pagos, lo que contribuye con la trazabilidad de las transacciones financieras.

¿Quiénes están obligados a factura electrónica?

La universalización de la facturación electrónica está cumpliendo su fase final, luego de un proceso gradual que inició en 2012, y en el que un gran número de contribuyentes se han ido incorporando de acuerdo al cronograma de ingreso de la Dirección General Impositiva (DGI).

Ahora bien, para continuar con este proceso, la autoridad fiscal dispuso que todos los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado (IVA), incluso quienes tributen IVA mínimo (Literal E), deben adquirir la calidad de Emisor Electrónico antes del 31 de diciembre de 2024.

Asimismo, a partir del 1 de enero de 2025, los contribuyentes del IVA deberán adquirir la calidad de emisor electrónico desde que se inscriban, reinicien actividades, o se constituyan en contribuyentes de dicho impuesto.

¿Quiénes están exentos?

• Empresas rurales que en el ejercicio no superan el tope de ingresos de 4.000.000 Unidades Indexadas (UI).
• Aquellos que realicen exclusivamente agregación de valor en construcción sobre bienes inmuebles.
• Contribuyentes de Impuesto a las Rentas de los No Residentes (IRNR).
  Quienes estén exonerados de impuestos administrados por la DGI (excepto los usuarios de zonas francas).
• Los contribuyentes del Monotributo, Monotributo Social Mides (MSM) y Aporte Social Único de PPL, que cumplan con los límites de facturación anual para este tipo de empresas.

¿Qué necesito para emitir la e-Factura?

Para generar una e-Factura sin problemas, vas a necesitar tener a la mano la siguiente información:

• Software de Facturación Electrónica: utilizá un software de facturación aprobado por la DGI. Este debe ser capaz de generar comprobantes que cumplan con todos los requisitos legales y fiscales.
  Con el avance de la tecnología, hoy podemos usar, por ejemplo, soluciones 100% la Nube que cumplen con las disposiciones fiscales formales, como el Software de Facturación Electrónica de Siigo|memory.
• Constancia de Autorización para Emisión (CAE): se trata de un archivo que le da validez a tus comprobantes.
• Firma Electrónica Avanzada: herramienta tecnológica que puede usarse para firmar documentos electrónicos, ya que tiene la misma validez legal y garantía jurídica de la firma manuscrita.
• Certificado digital: es el documento que identifica a una persona física o a una empresa en el mundo digital. Este certificado puede obtenerse por medio de alguno de los proveedores por la DGI, por ejemplo, Abitab S.A. o Antel.

Elementos clave que debe incluir una e-Factura

La e-Factura cuenta varios atributos o aspectos a registrar para su correcta validación, incluyendo información relacionada con la transacción, datos del emisor y del receptor, así como lo referente a las retenciones. Además, también incluye otros elementos propios de la factura electrónica, como son la Firma Electrónica Avanzada y el código QR.

Facturá fácil y rápido con Siigo|memory

Si vas a facturar electrónicamente, Siigo|memory tiene la solución tecnológica que se adapta a las necesidades de tu pyme. Con nuestro Software de Facturación Electrónica emitís tus comprobantes a tiempo y con todos los datos que requieren tanto tus clientes como la autoridad fiscal, así no solo evitás problemas en la administración de la empresa, sino que acelerarás el ciclo de ventas, los pagos y mejorás la percepción sobre el nivel de servicio.

Lo mejor de todo es que sistema ya tiene generada la plantilla del comprobante, por eso solo necesitás llenar los campos con la información correspondiente a la transacción comercial que será respaldada con el comprobante. Veamos cuáles son los pasos que tenés que seguir:

1. Ingresa al portal web de Siigo|memory y seleccioná la opción «Factura» que se muestra en la parte superior de la pantalla.
2. Organizá y rellená los campos obligatorios para la emisión del CFE: Forma de pago, Tipo de moneda, Cliente y Producto.
3. Asegurate de revisar la información proporcionada y oprimí el botón «Aceptar» para finalizar el proceso.

¿Viste qué simple? Así de sencillo podrás hacer una e-Factura con nuestro sistema. También podés acceder a nuestra guía par ver el detalle del proceso.

¿Cómo anular una e-Factura ya emitida?

Simplemente, debés ingresar a la plataforma y seguir la ruta «Crear Comprobante» ⇒ «Nota de Crédito» ⇒ Elegir la forma de pago (en este caso es «Crédito») ⇒ «Referencias» para elegir la factura que querés corregir y finalmente, clic en «Emitir».

Como ves, este comprobante muy importante para documentar operaciones con contribuyentes identificados mediante número de RUC en el país. Ahora, tu próximo paso debe ser digitalizar tus operaciones con Siigo|memory. Accedé a nuestro sitio web y recibí una asesoría completa para empezar a facturar.