Cómo emitir un recibo electrónico de sueldo: te damos el paso a paso

Hacé de la tecnología parte esencial de la vida de tu negocio y perdé el miedo de apostar por lo electrónico. En este artículo te contamos cómo podés emitir tus recibos electrónicos, qué norma los rige y mucho más. Quedate y descubrilo.

¿Qué es el Recibo Electrónico de Pago o Recibo de Sueldo?

Se conoce como Recibo Electrónico de Pago (REP) al comprobante que realizás y emitís a los colaboradores de tu empresa con la información correspondiente al pago de su sueldo; adicionalmente, podés subirlo a la Nube (Internet) para que vos y tu equipo puedan visualizarlo en cualquier momento y lugar. En este documento relacionas las liquidaciones de:

• Sueldo. Tu empleado puede revisar y descargar en formato PDF el historial de los pagos que hacés como remuneración por su trabajo.
• Aguinaldos. Podés relacionar el pago y el detalle del sueldo anual complementario o aguinaldo.
• Salario vacacional o licencia. Bajo este concepto relacionás los montos correspondientes a beneficios, horas extras, comisiones y, por supuesto, vacaciones que pagás a tus colaboradores.
• IRPF. En el Recibo Electrónico de Pago, tu colaborador puede consultar el informe anual del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

¿Cómo emitís el recibo electrónico de pago?

Es un proceso súper sencillo que podés realizar en pocos pasos; te los contamos a continuación:

¡IMPORTANTE!

Recordá, para emitir el recibo electrónico de pago, es fundamental que contés con un sistema informático (software) que cumpla con los requisitos exigidos por ley y que permita a tus colaboradores ingresar y consultar su historial de pagos.

01. Generá el documento

Una vez contés con tu aliado tecnológico, es decir, el software, es hora de que generés el recibo electrónico. Este debe llevar los datos de tu colaborador, así como las especificaciones de los montos que vas a pagar.

Si depositás el salario en los bancos, es necesario que incluyas en el recibo que expedís el soporte con los datos de la transacción de la entidad financiera. En este caso, la fecha de pago que se tiene en cuenta es el momento en que tu trabajador ya tiene el dinero a su disposición.

02. Guarda y notifica

Llegó el momento de subir el recibo electrónico a la Nube y notificar a tu empleado del pago de su sueldo. Lo mejor de todo es que el software te permite ahorrar espacio en almacenamiento porque, una vez hayás generado el documento, este queda guardado automáticamente en la Nube (web).

03. Accedé sin lío

Tus colaboradores pueden, desde el sistema informático que manejés, acceder, visualizar, firmar y descargar sin problema el recibo electrónico.

Cuándo debe emitirse 

Este documento lo emitís dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al que te corresponda abonar.

Por ejemplo, es mayo y vos pagás el sueldo a tus colaboradores el 25 de cada mes. Entonces debés presentar el recibo electrónico de pago dentro de los 10 días corridos del mes de junio.

¿Cuáles son los beneficios que trae para tu empresa emitir el recibo electrónico?

Si sos de los que aún emiten recibos en papel porque eso de la tecnología no es lo tuyo, despreocupate. Te traemos los 7 beneficios que te convencerán de pasarte a la modalidad electrónica. No te los perdás.

1. Efectividad y dinamismo

¿No te cansás de invertir tiempo y dinero en imprimir recibos, firmarlos, entregarlos y demás trámites? Cuando decidís hacerlos de manera electrónica potencializás tus labores y dedicás tus esfuerzos a lo que realmente importa, mientras los recibos se entregan y firman solos.

2. Soporte en la Nube

Nada se pierde, o se traspapela, o se rompe. Con el soporte en la Nube tenés todo súper organizadito, al día y seguro.

3. Mayor espacio de almacenamiento

Al estar todo en la nube u online, te ahorrás un montón de espacio en estantes grandes u oficinas oscuras de archivo; mejor poné un cuadrito que te recuerde la playa o la foto de tu familia.

4. Acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar

Con los recibos electrónicos no es necesario que estés en tu oficina sentado frente a la computadora; podés emitirlos desde cualquier lugar o momento con solo conexión a Internet, al igual que tus empleados pueden acceder a ellos con un clic, aun si están viajando.

5. Ahorrá dinero y esfuerzos

Mirá que, al no necesitar espacio para almacenamiento, ni de dinero para las impresiones, ni de horas liquidando el sueldo de tus empleados, bien podés pensar en irte a unas vacaciones a las Cataratas del Niágara.

6. Adaptabilidad y empatía

A la hora de implementar el software con el que emitirás los recibos electrónicos, asegurate de que este se adapte al sistema de gestión que manejes en tu empresa.

7. Todo en regla

Cuando realizás y emitís tus recibos electrónicos, tenés la tranquilidad de estar al día con la normatividad porque con estos documentos todo se va completando adecuadamente, a los ojos del Estado. Por eso los avala como herramienta legal de gestión.

¿Qué dice la ley?

En Uruguay no hay una ley general que regule el contrato de trabajo, ni tampoco existe la obligación de que este deba ser por escrito; por eso, el Recibo Electrónico de Pago es una metodología de apoyo que ayuda a respaldar el pago nominal al empleado y es importante porque respalda y prueba la práctica de la liquidación de nómina. Además, los colaboradores de las empresas pueden hacer el seguimiento de los respectivos pagos.

Este decreto pretende que el país se alinee y encaje en la Sociedad de la Información. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social tienen software especializados que ayudan y optimizan su gestión, bien sea para respaldar los documentos electrónicos y/o brindar al usuario la posibilidad de realizar trámites en línea.

Por otro lado, la Ley de Inclusión Financiera decreta la obligatoriedad de realizar el pago de los salarios a través de cuentas bancarias o con instrumentos de dinero electrónico, expidiendo los recibos correspondientes y delegando al Poder Ejecutivo establecer un sistema electrónico que ayude a su cumplimiento.

Según el artículo 38 del Código del Trabajo, si vas a emitir recibos electrónicos, debés cumplir con los siguientes requisitos:

• Contar con un sistema informático o software con el que tu trabajador pueda visualizar el recibo de forma remota a través de usuario y contraseña.
  Permitiendo así que “la información contenida en los recibos debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales, y ser suministrada ante el requerimiento de los organismos de contralor del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y del Banco de Previsión Social” (Vargas).
• El recibo electrónico debe tener la información exacta a la que se expone en formato papel.
• Si realizás el pago de los salarios vía electrónica, entonces tendrás que soportar el medio utilizado con la respectiva identificación de tu colaborador.

Gestioná el recibo electrónico de sueldo de forma simple y segura

Emitir un recibo electrónico de sueldo no solo te ayuda a cumplir con la normativa uruguaya, sino que también simplifica la gestión administrativa de tu empresa y mejora la experiencia de tu equipo.

Con el sistema de Recibo Electrónico de Sueldo de Siigo|memory podés generar, enviar y almacenar recibos en pocos pasos, con acceso online para que cada empleado pueda visualizar y firmar sus documentos desde cualquier lugar.

Además, automatizás procesos clave, reducís tareas manuales y mantenés toda la información respaldada y de forma segura en la Nube.
Conocé ya cómo funciona el Software de Recibo Electrónico de Siigo|memory y descubrí una manera más ágil de gestionar la liquidación de sueldos en tu empresa.

Esperamos que este contenido haya sido de ayuda para vos y te decidás a subirte a la onda electrónica.