¿Qué es una nota contable y cómo se utiliza?

Una nota contable sirve para que las empresas puedan registrar las operaciones que no tienen un soporte específico. Saber cómo elaborarla te ayudará a administrar de forma fácil tu negocio y mantener tus estados financieros claros.

En este post te explicamos más acerca de este concepto, así como cuáles son los elementos que la componen y las mejores prácticas y herramientas para llevar una contabilidad ordenada. ¡Quedate con nosotros!

¿Qué es y para qué sirve una nota contable?

Una nota contable es un documento interno que las empresas utilizan para registrar las operaciones contables que no tienen un soporte externo o para las cuales no existen documentos específicos, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Es decir que, cuando no tenés un archivo o formato externo ni interno específico para un adecuado manejo de los datos, es momento de recurrir a la nota de contabilidad. Asimismo, es muy útil cuando encontrás errores de digitación en periodos anteriores o ajustes contables para el cierre del ejercicio contable.

Cabe destacar que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben estar soportadas por comprobantes válidos, incluyendo la factura, uno de los tipos de Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE) más usados por empresas y pymes para llevar la contabilidad alineada y al día; así como para evitar posibles inconsistencias en la información de los estados financieros.

Además, las facturas no pueden ser reemplazadas por las notas de contabilidad o cualquier otro documento diferente.

Ventajas de incorporar las notas contables a tus procesos

En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados, por lo que esta certeza solo es posible si existen comprobantes como las notas contables. Estas son un respaldo documental que demuestra que la información es verificable y confiable. A continuación, te contamos las principales ventajas de emitir este tipo de documentos en tu empresa:

• Podés tener un registro ordenado de todas las transacciones de la compañía
• Obtenés información de valor para tomar decisiones estratégicas que contribuyan al crecimiento de tu negocio
• Llevás un control del estado real de tu emprendimiento

IMPORTANTE: Se recomienda utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada tipo de operación y así poder diferenciar claramente si se trata de ajustes a una cartera o de una depreciación, por ejemplo.

Aprovechá también para leer nuestro post sobre el libro mayor, una herramienta que te ayudará a controlar la contabilidad de tu negocio.

¿Qué otros tipos de documentos contables existen?

Dentro de la actividad contable de una empresa se pueden distinguir varios tipos de documentos o soportes, los cuales pueden ser internos o externos.

De carácter interno

• Factura de venta
• Recibos de caja
• Nota de débito
• Nota de crédito

De carácter externo

• Factura de compra
• Recibos de pago
• Cheques

¿Cuáles son los elementos de una nota contable?

Con el fin de facilitar la gestión contable, se recomienda que las notas contables incluyan las siguientes especificaciones:

1. Fecha de elaboración y numeración consecutiva para poder hacer un seguimiento
2. Personas que intervinieron en la elaboración de la nota contable
   Cuentas utilizadas (activo, pasivo, ingresos, etc.)
3. Valor de cada movimiento que se van realizando
4. Saldos del débito (movimientos de ingreso) y del crédito (gastos)
5. Descripción del documento

La emisión de notas contables la podés realizar de manera sencilla y en pocos pasos a través de Siigo|memory. Nuestro sistema ya tiene cargada la información necesaria para generar el documento y que no tengas que pasar largas jornadas digitando esta información.

¿Querés llevar una contabilidad ordenada y tomar mejores decisiones en tu empresa? Acá te dejamos un contenido completo que te enseña qué es una nota de débito y cuándo debés emitirla. ¡No dejes de leerlo!

Digitalizá tu negocio con el Software Contable de Siigo|memory

Con el desarrollo tecnológico, en lugar de notas físicas, hoy se emplean los software de contabilidad, los cuales permiten dejar constancia electrónica de las operaciones en una compañía. Así, las diversas operaciones se pueden ordenar, clasificar y codificar de manera más rápida y segura.

Siigo|memory, por ejemplo, cuenta con el Sistema Contable más completo e intuitivo que te permite gestionar los procesos contables de tu pyme desde donde estés y ahorrar un montón de tiempo y esfuerzo diario en la emisión de notas contables. Además, es una herramienta con la cual podrás.

• Generar tus libros contables y estados financieros con un solo clic
• Obtener estadísticas por cada una de las cuentas
• Dispones de informes financieros en tiempo real
• Elaborar los libros diarios y mayores tanto en forma analítica como en forma resumida
• Emitir sin errores los diferentes informes financieros, como: estados de situación patrimonial y de resultados
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Gracias por haber llegado hasta acá. Esperamos que puedas aprovechar esta herramienta para ejercer el control de tu empresa y obtener excelentes resultados. Recuerda que el trabajo en detalle de las notas contables y demás comprobantes es fundamental para lograr que los estados financieros se mantengan en orden y puedas llevar tu negocio al siguiente nivel.