¿Qué es un arqueo de caja y por qué es importante para tu negocio?

Como empresario o profesional contable, debés conocer la importancia del arqueo de caja. Al hacerlo lograrás mantener el control financiero del negocio y un mejor manejo del efectivo.

En este post vamos a mostrarte qué es un arqueo de caja, cuándo debe hacerse y te explicamos paso a paso cómo elaborar uno de forma efectiva para que no pierdas dinero a largo plazo. ¡Leé este post y conocé una práctica que será tu aliada en el crecimiento empresarial!

¿Qué es un arqueo de caja?

Cuando hablamos de un arqueo de caja nos referimos al método para verificar las transacciones de dinero que se realizan en un negocio durante un periodo determinado. Básicamente, se trata de comprobar si todo el dinero recibido se ha contabilizado correctamente, de manera que coincida con el saldo existente en caja.

Este mecanismo también se utiliza como una técnica de control interno con el que podrás medir la efectividad de los procesos e identificar posibles irregularidades en el manejo del dinero.

¿Cuándo se debe hacer?

En negocios donde existe un constante movimiento de clientes y efectivo, así como rotaciones de personal, es necesario hacer el arqueo de caja varias veces al día con los cambios de turno de cada cajero o al finalizar la jornada para asegurarse de que la caja esté cuadrada en todo momento.

Descubrí en este artículo cómo funciona la contabilidad de una empresa para que comiences a gestionar tus procesos de forma exitosa.

Cómo evitar descuadres en los arqueos de caja

• Validá que disponés de los comprobantes por cada tipo de operación, incluyendo los pagos en efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito u otros medios recibidos durante el día
• Anotá todas las transacciones, tanto cobros como pagos; la fecha, hora y número de cada comprobante
• Controlá los turnos en las tiendas con un software especializado, así sabrás quién fue la persona responsable de la caja y el proceso del cierre será más eficiente.
• Contabilizá los sobrantes y faltantes en cuentas contables para tener mayor claridad sobre la realidad económica de la empresa.

Cómo hacer un arqueo de caja en 4 pasos

Siguiendo los pasos a continuación, podrás hacer un arqueo de caja de forma simple y rápida:

Paso #1

Sumá el efectivo de la caja registradora, descontando el saldo inicial que fue entregado al inicio del turno. Asegurate de contabilizar monedas y billetes por separado para obtener el total.

Paso #2

Calculá el valor de lo cobrado con tarjetas u otro método de pago.

Paso #3

Registrá los saldos sobrantes (estos se agrupan en la cuenta de Ingresos) o faltantes (en la cuenta de Pérdidas).

Paso #4

Verificá que el resultado coincida con el total en el sistema. Si el saldo de caja es igual al total de las ventas, entonces el arqueo de caja es correcto. Si sobra dinero hay un descuadre positivo, pero si falta significa que hay un descuadre negativo, por lo que deberás asumir el gasto.

¡Y ya tenés listo el arqueo de caja! Como ves, no es una operación difícil de realizar, solo tenés que mantener un registro preciso de los ingresos y egresos de tu empresa.

Veamos un ejemplo para tener más claro cómo hacer un arqueo de caja:

Imaginá que tenés una tienda de zapatillas y empezaste con un saldo en caja de $200 USD. A lo largo del día haces varias ventas y generás algunos tickets con tarjeta. Al finalizar la jornada, la cantidad facturada y resultante de ese conjunto de tickets debería equivaler a la cantidad existente en la caja menos el saldo inicial de $200 USD. Es decir, si al finalizar el turno tenés $600 USD en la caja y le restás los $200 USD del saldo inicial, los $400 USD restantes tendrán que coincidir con todo el efectivo generado durante el día.

¿Querés llevar una contabilidad ordenada y tomar mejores decisiones en tu empresa? Acá te dejamos un post completo que te enseña qué es una nota de débito y cuándo debés emitirla. ¡No dejes de leerlo!

Consejos para mantener el control financiero de tu empresa

Automatizá tus procesos

Apostá por la tecnología para optimizar la ejecución de tareas y agilizar la operación. Incorporá herramientas tecnológicas, como el Sistema Contable de Siigo|memory con el que podés hacer arqueos de caja de forma precisa y en un menor tiempo, disminuyendo la posibilidad de errores u omisiones, lo que te garantiza mejores resultados. Además, es una herramienta eficaz para el análisis de información con la que vas a poder:

• Diseñar tus propios informes contables o de gestión
• Conocer los saldos mensuales y acumulados de las cuentas
• Generar asientos contables para llevar un registro de cada uno de los movimientos de tu empresa
• Tener toda tu contabilidad almacenada y encriptada de forma segura en la Nube

Mantené tus cuentas claras

Llevá un registro de tus ingresos y tus egresos para tomar decisiones inteligentes y respaldadas que aumenten tus posibilidades de crecimiento. Mantené de forma detallada y cronológica los libros y registros relacionados con tu actividad económica para apoyar la elaboración de estados financieros precisos y tener el panorama completo de tu contabilidad.

Prestá atención a la salida y entrada de dinero, porque de esa manera asegurás un flujo de efectivo sano, así como la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones fiscales y aprovechar oportunidades de compra e inversión.

Evaluá tus procesos contables

Se trata de gestionar los gastos e ingresos adecuadamente, de declarar tus impuestos de manera transparente y al día, y de estar al tanto de las finanzas de cara al buen funcionamiento de la empresa.

Ahora que ya sabés cómo hacer un arqueo de caja con precisión, te invitamos a conocer todas las soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo|memory para hacer más simple este proceso.

¡Ah, y no lo olvides! En nuestro blog vas a hallar más información que seguro te ayudará a gestionar eficientemente la contabilidad de tu pyme, así que mantenete atento y no te pierdas todo lo que tenemos para vos.